予約に手間取っていませんか？予約管理システム導入で得られるメリット

飲食店を経営しているのであれば、団体客の予約や空席確認で日々多くの問い合わせを受けていることでしょう。
また、病院やヘアサロン、塾やフィットネスクラブなど、時間を指定してサービスを提供する場合も同様です。

近年は、インターネットの予約サイトなどを通じて事前予約を申し込むことも可能ですが、日時/人数/コースなどは選ぶことができても、細かいリクエストや質問については直接電話をかけるしかない場合もまだまだ多くあります。

店舗側からしても、仕込みや準備、料理の提供で忙しいときに電話がかかってくると予約を受けるどころではない状況に陥るときもあるかと思います。

そんな時に活躍するのが予約管理システムです。

手書き管理で起こるミス

空席確認や予約は、スタッフが共有している予約台帳を見ながら確認し、手書きで記入をしているところがほとんどだと思います。

スタッフが記入を忘れていたり、記入していることが間違っていたり、誤解を招く書き方をしていたり、紙面の帳簿はミスを誘発しやする原因になったりもします。

また地味な問題ですが、スタッフによって予約台帳の置き場所を変えられたりすると、電話を受けるときに帳簿やペンがどこに行ったかわからず探し回るということもあります。その際は電話をかけてきた顧客を待たせることになります。

予約管理システムのメリット

今、電話を受けながら簡単に予約を受け付けることのできるシステムがあります。タブレットを操作することでわずらわしい予約台帳への記入を減らすことができる画期的なシステムです。

予約管理システムを導入することによって得られるメリットとは何でしょうか？
予約管理システムによって得られるメリットは以下のようなポイントです。
一つずつみていきましょう。

1. 項目が設定されているので確認すべき情報を聞き忘れない
2. 一度予約された顧客情報を記録できる
3. 見やすい操作画面で誰でも使いこなせる
4. 座席の確認が視覚的にできる
5. アレルギーの有無について確認ができる
6. 仮予約も受け付けられる
7. 他店舗経営をしているなら空いている店舗に誘導も可能

1：項目が設定されているので確認すべき情報を聞き忘れない

電話を受けた際、店舗のスタッフは大抵他の業務を行っています。

受電した際、他のことに気を取られて確認すべきことを訊き忘れてしまったりすることはよくあることです。

電話番号を確認したのであれば、聞き忘れた情報について折り返し電話をかけなおすことができるのでまだいいですが、問題は電話をかけてきた人の電話がわからない時です。

ナンバーディスプレイを設定している場合、かかってきた電話番号は大体表示されますが、中には非通知設定をしている人もいるため、電話番号を聞き忘れると当日本人に確認するしかなくなります。

この点、予約管理システムならあらかじめ聞くべき項目が表示されているので、単純に電話で聞いた情報をタッチして操作するだけで、予約内容をすべて記録することが可能です。

2：一度予約された顧客情報を記録できる

新規で店舗を利用する方から予約を受け、その後再度予約を受ける際、電話を受ける方もかける方も予約にまつわる電話番号や名前を言うことを省略したいと思っているはずです。

一旦予約管理システムに顧客情報を登録しておけば、毎回電話番号を聞く必要がなくなります。

名前か電話番号を伝えてもらうだけで、タブレットの画面上に顧客情報を表示させることも可能なので、過去に予約を受けたことについても瞬時にわかります。

また、記念日や誕生日パーティとして利用してもらった際、その情報も記録することができるので、店からのお祝いサービスを提供することも可能になり、来店客の満足度を上げることにもつながります。

3：見やすい操作画面で誰でも使いこなせる

それまで帳簿で管理していたものを電子機器に替えることに抵抗を感じる人もいるかもしれません。もしくは店に入ったばかりの新人スタッフで業務に不慣れであるかもしれません。

タブレットを用いた予約システムは、圧倒的に見やすい画面となっており、操作が簡単です。

電話で聞いた内容を聞きながらメモをとるという作業は誰もが得意なわけではありません。話しながらメモをとるという時点で誰にでも判別可能な文字を書くことができるかどうかは個人差があり、読みづらいため書き直す、といった二度手間になっているときもあります。

そのような手間を短縮するためにも予約管理システムは非常に有用なツールです。

紙面で管理したいという人にとっても便利な機能があり、予約内容をそのまま印刷することも可能です。

4：座席の確認が視覚的にできる

紙の帳簿であれば、どの卓に予約が入っているか確認するためにはすべての予約を見る必要があります。

しかし、不慣れなスタッフであればどの座席に予約が入っているのか、どれくらいの人数が座ることができるのかについてイメージするのは難しいこともあります。

予約システムを使えば、卓の配置や座れる人数についてもすぐに確認できるため、即答をすることが求められる電話での問い合わせに対して瞬時に、そして的確に答えることができます。

5：アレルギーの有無についても確認ができる

飲食店において確認しておかなければいけないのが、利用客がアレルギーを持っていないかどうかです。

アレルギーの有無については利用者側でも気をつけることではあると思いますが、思いがけない料理にアレルギー物質が含まれていることもあるため、店舗側からも使用している食材について事前に説明する必要があります。

よくあるアレルギー物質の例として、乳製品、卵、小麦、エビ、カニなどの甲殻類、蕎麦、ナッツ類が挙げられます。

これらのアレルギーを引き起こしやすい物質について、予約の際に説明し確認しておくことで、食物が原因で起こる万が一の事故を減らすことができます。

特定のアレルギーがある場合も、タブレットをタッチすることで記録が可能です。

6：仮予約も受け付けられる

電話を受けた際、たまに「予約ではないけれども、他の店と比較検討したうえで予約をするかもしれない」というあいまいな問い合わせを受けることがあります。

この場合、仮予約として一応は予約として取っておきますが、同じ日に予約が集中した場合は確定予約をしたい人を優先することがあります。

仮予約の状態でどっちつかずの問い合わせに対して、店舗側からも改めて問い合わせることが可能です。

紙の帳簿だと予約者情報を一件一件確認しなければいけませんが、予約管理システムであれば一瞬で指定日の予約状況について表示が可能です。

仮予約の場合、予約画面にわかりやすく表示されているため、店舗側から当日の来店有無や時間の調整をしたいという時も楽に行うことができます。

7：多店舗経営をしているなら空いている店舗に誘導も可能

多店舗経営しており、A店ではある日が予約でいっぱいでそれ以上予約を受けることができません。しかしB店では空きが出ています。

そんな時、A店で予約の問い合わせが来た際、B店をお勧めするという方法もあります。

もちろん問い合わせをしてきた人は、自分が望んでいる店舗に予約をしたいと思いますが、「空いているなら系列店でも良い」という方も中にはいるかもしれません。

うまくいけば、系列店も気に入ってもらえるチャンスもあります。

予約管理システムでは他店舗の予約状況も確認できるため、予約がいっぱいであれば他店舗を勧めるように促すのも効率が良いやり方と言えるでしょう。

まとめ

紙面での帳簿で予約状況を確認している店舗はまだまだ多いと思います。
しかし忙しい飲食店であればあるほど、収容人数が多い店舗であるほど、予約状況の確認作業に時間がかかります。確認作業に時間がかかることで本来重視するべき料理の提供などが遅れれば、顧客の満足度低下にもつながります。最低限の人員で店舗を回しているのだったらなおさらです。

予約管理システムを導入することで、余計な確認作業や誤解といった問題が生じることは少なくなります。

従来のような紙面の帳簿の確認ではなく、欲しい情報を瞬時に手に入れることができる予約管理システムの導入によって、スピーディな予約を行うことが可能です。