データ入力のアウトソーシングがビジネスをスマートに!

「たくさんのデータをいちいち入力するのは大変…」

と考えているかたは、データ入力のアウトソーシングがおすすめです。

データ入力を外部に頼むことでビジネスがスマートになり、社内は売上に直結する業務に集中できるようになります。

この記事では、

  • そもそもデータ入力とは?
  • データ入力を外注するメリット・デメリット
  • データ入力の代行会社を比較

という順に、データ入力のアウトソーシングを考えていきます。

シンプルな話なので、大まかに理解するだけならそこまで時間はかかりません。

まずはこの記事で、データ入力のアウトソーシングをざっくりつかんでいきましょう!

データ入力とは?

データ入力と一言で言っても、入力するデータは業種によって様々です。

例えばメーカーなら、

  • 顧客データ
  • 売上データ

を中心に入力します。

商品を買った人の

  • 氏名・住所・年齢
  • 何回目の購入なのか
  • どんな商品を買ったのか

などの情報ですね。

コールセンター業務とセットになっている場合も

これが保険業界になると、

  • 事故などの対応をする、24時間体制のコールセンター

をデータ入力の業務として含む場合もあります。

また、ECや通販に関しても、コールセンターで受けた注文をそのままデータ入力するまでが仕事です。

このように、データ入力にとどまらず、コールセンターでの電話の受付も担当することがあります。

データ入力をアウトソーシングするメリット

企業でデータ入力をせず、外部に委託するメリットは

  1. コストの削減
  2. 業務の効率アップ
  3. 売上の拡大

の3つです。

以下で順番に紹介していきますね。

1. コストの削減

自社でデータ入力をするよりも、外部にお願いしたほうがコストが安くなる場合があります。

  • データ入力にかかる時間
  • 社内のリソースと、それにかかるコスト
  • 新しく採用する場合は、その採用コスト

などを考えつつ、アウトソーシングの費用と比較しましょう。

すべて社内でやったほうが安くなると考えがちです。

しかし、今かかっている人件費と比べると、意外にも外注のほうが安いことがあるのです。

2. 業務の効率アップ

データ入力専門の従業員を雇わない限り、社内の誰かが片手間でデータ入力をしていることになります。

そうすると、その従業員は慣れないデータ入力に時間をとられて、本来やるべきことができないことも。

データ入力に慣れていないので、当然ミスもあります。

データが増えてくると、さらにミスが増える…なんてことも。

そんなときはプロに依頼してしまったほうが効率的です。

  • スピード
  • クオリティ
  • 正確さ

など、その違いに驚くはずです。

そして、社内の従業員は本業に集中できるので、業務の効率アップが図れます。

3. 売上の拡大

先ほども紹介しましたが、外部にデータ入力をお願いすると、社内の効率が上がります。

営業の際にいただいた名刺の入力をアウトソーシングすれば、今までデータ入力で使っていた時間を、本来の営業活動に使うことが可能です。

このように、会社の売上に直結する仕事の量を増やせるので、結果としてアウトソーシングは売上アップの近道になります。

まとめると、データ入力を外注するメリットは

  1. コストの削減
  2. 業務の効率アップ
  3. 売上の拡大

の3つでした。

データ入力をアウトソーシングするデメリット

データ入力を外注することによる、デメリットもあります。

それは

  1. 情報が外部に漏れるリスク
  2. 社内で担当していた従業員が浮く
  3. 海外データ入力だと、コミュニケーションが難しい

の3つです。

以下で詳しく見ていきましょう。

1. 情報が外部に漏れるリスク

お客さまや他企業の情報を外部にわたすことには、その情報が漏れるリスクもあります。

そもそも、漏れることで重大な損害が出るデータは、アウトソーシングには適していません。

信頼できる業者を選ぶのも大切です。

しかし、万が一その情報が漏れてしまっても、損害がゼロに近いものから依頼するようにしましょう。

2. 社内で担当していた従業員のリソースが確保される

社内でデータ入力を担当していた従業員がいるならば、その従業員のリソースをマネジメントすることも必要です。

完全に業務を失ってしまうと、従業員の行き場がなくなってしまいますので、業務管理はしっかりと行いましょう。

  • 外注するぶん、仕事の時間を減らす
  • 他の仕事を担当してもらう

などの対策を打つ必要があるでしょう。

3. 海外データ入力だと、コミュニケーションが難しい

国内だけでなく、海外にデータ入力をお願いするパターンもあります。

この場合、

  • データのチェック
  • 業務上のやり取り

のようなコミュニケーションが難しいのがデメリットですね。

文化の違いもあって、うまく依頼内容が伝わらず、上がってきた成果物が思ったものと違う、といったこともあるかもしれません。

スピーディに安くデータ入力を代行してもらえますが、この点は注意が必要です。

デメリットをまとめると、

  1. 情報が外部に漏れるリスク
  2. 社内で担当していた従業員が浮く
  3. 海外データ入力だと、コミュニケーションが難しい

の3つがありました。

データ入力の代行会社を比較

ここからは、実際にデータ入力の代行をしている会社を比較していきます。

今後、データ入力をアウトソーシングする際の参考にしてみてください。

シスプロデータプロ

シスプロデータプロは、業界最安の名刺情報入力が特徴です。

その料金は、1枚あたり「19円~」となっています。

この他にも、

  • 顧客名簿
  • アンケート入力・集計
  • 申込書
  • スキャニング
  • 商品登録

などの入力を外注することが可能です。

うるるBPO

うるるBPOは

  • 低価格
  • スピード
  • 高品質
  • セキュリティ

が特徴の代行会社です。

特に、その入力精度は99.98%を誇り、

  • 現場でのダブルチェック
  • 第3者のチェック
  • 本社での最終チェック

という万全のチェック体制が売りですね。

「プライバシーマーク」「ISO/IE27001:2005」といったセキュリティに関する認証を受けているのもメリット。

プロセスマネジメント

プロセスマネジメントは、社員全員が個人情報保護士という、セキュリティに強い代行会社です。

「大切なデータだけど、どうしても外注しないと間に合わない…」

というときにお願いしやすい会社ですね。

データ入力をアウトソーシングして、業務をスマートに!

データ入力のアウトソーシングについて、大まかにまとめました。

まず、データ入力とは

  • 商品の情報
  • お客さまの情報

などを入力するのはもちろん、

  • コールセンターで受けた情報

をそのまま入力することもあると説明しました。

データ入力を外注するメリット・デメリットでは

【データ入力を外注するメリット】

  1. コストの削減
  2. 業務の効率アップ
  3. 売上の拡大

【データ入力を外注するデメリット】

  1. 情報が外部に漏れるリスク
  2. 社内で担当していた従業員が浮く
  3. 海外データ入力だと、コミュニケーションが難しい

を紹介しました。

また、実際の代行会社の比較では

  1. 名刺入力が業界で最安の「シスプロデータプロ」
  2. 何重ものチェック体制で正確な「うるるBPO」
  3. セキュリティが売りの「プロセスマネジメント」

の3つがありましたね。

データ入力はうまくアウトソーシングすることで、会社のビジネスをスマートにでき、売上もアップする可能性があります。

まずは、いま社内で行っているデータ入力に、どれくらいの時間・お金がかかっているかを試算するところから始めてみてはいかがでしょうか。

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