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BIツールとは?BIツールの特徴やメリット、導入前に気をつけるべきこと

毎月の売上分析や次月見込み、決算期のレポートの作成や経営予測に手間取っていませんか?

もしこれらのレポート作成や経営上重要な決断のための予測分析に大幅な業務時間が投入されているとしたら、もっと効率の良い方法でデータの分析と予測を行いたいですよね。

『ビジネス・インテリジェンス(Business Intelligence)』は膨大なデータの集計・分析・予測を助けてくれるツールです。ビジネスインテリジェンスはBI、またBIツールという呼ばれ方をされることもあります。

以下ではBIツールがどのようなはたらきを行うのかについて解説していきます。

目次

BIツールの役割

BIツールはビッグデータを直感的に集計・分析することができます。また、企業の部門別での複数のデータを横断して分析したり、分析結果から経営上のヒントを発見することができます。

多くの企業では月次分析や次月予測、決算時に会社独自のシステムを用いたり、ExcelやAccess, ピボットテーブルなどを用いてデータ集計を行っていると思いますが、人によってはこれらのツールを使いことなすことが難しかったり、集計作業が複雑で間違った分析結果を出すこともあります。

BIツールは蓄積したデータから欲しいデータを呼び出すことができるため、分析結果が欲しい時にすぐデータが手に入ることが最大の特徴として挙げられます。

BIツールの3つの特徴

BIツールは以下の作業を行う際に用いられます。

  • データの収集・保管・統合
  • データの分析
  • データの可視化

BIツールにはExcelなどを用いた集計とは異なりデータベースにあるデータを使用するため、より正確な分析データを導き出すことができます。

BIツールの機能

BIツールはおおよそ以下の機能を備えています。

レポート機能

レポート機能はKPI(Key Performance Indicator, 主要業績評価指標)の可視化と、設定した閾値を超える異常値を出したときにアラートが配信される機能があります。

ダッシュボード

ダッシュボード機能はグラフによって分析されたデータを表示することで見やすくします。

OLAP

OLAPはOnline Analytical Processing(オンライン分析処理)の略で、様々な角度からデータの分析を行うことができる機能です。スライシング/ドリルダウン/ドリルアップ/ドリルスローなど様々な角度から必要なデータ箇所を切り取る機能です。

データマイニング

データマイニングはデータの中にある規則や相関関係を発見し分析に役立てる機能です。膨大なデータの中から人間が気づかない規則や相関関係を探し出すことができますが、それが本当に何らかの意味があるのかまでは判断できません。データマイニングは統計の知識も必要になるため、利用するには専門的な知識が必要になります。

プランニング

プランニングは未来の経営の予測に用いられる機能です。シミュレーションによっていくつかのパターンを試すことができます。

BIツールを利用して得られるメリット

BIツールを利用することで得られるメリットには次のようなものが挙げられます。

  • データ分析/集計/予測にかかる時間の短縮
  • 分かりづらいデータを可視化
  • 部門別の分析結果を一目で表示
  • 問題点の早期発見

BIツールは可視化しづらいデータを一目でわかるように表示することができるため、問題点が発見しやすいというメリットがあります。また、分析や集計にかかる時間を短縮できることで業務時間を大幅に減らすことも可能です。

BIツールのデメリット

逆に、BIツール導入にはリスクも考えなければいけません。次に挙げる3点はBIツールを使いこなせないことで考えられるリスクです。

  • BIツールの使い方が複雑で使いこなせない、分析や統計に詳しい人がいない
  • BIツールを使いこなせない場合、導入にかかった期間と費用が無駄になる
  • BIツールが使いにくいと業務負担が増す

BIツールは使いこなせることで初めてその効果を実感できますが、使い方がわからないと導入する意味がありません。導入前に知っておくべきことは一体何なのでしょうか。

BIツールの選択を失敗しないためには?

BIツールは様々な種類があるため、導入する場合に何を基準に選べばいいか迷ってしまいます。操作が複雑なBIツールを導入しても使いこなせないことには導入にかかった期間・費用が全て無駄になってしまいます。さらにBIツールを導入したことで業務に問題が生じて負担になるのであれば元も子もありません。

BIツール導入前に必要なことは、売上分析や経営予測などでどのような点が問題であり、それに対してどのような機能があれば良いのか明確化することです。例としては次のように問題点と欲しい機能を洗い出すことです。

会社の複数の部門でそれぞれ月次分析や決算処理をしているが、それぞれの部門のデータを横断してデータ分析したい
→データベースから複数の部門のデータを呼び出して様々な分類で分析できる機能を使いたい

毎月の月次分析に従業員の業務時間が多く割かれており、残業時間を減らしたい
→BIツールで分析作業にかかる時間の短縮をしたい

Excelを複数のチームで共有しているが、度々ファイルが壊れたり、誰かが編集中で作業ができない
→データベースにデータを蓄積してバックアップを取りたい、ファイルの編集中にかかわらず分析作業がしたい

部門別に異なるシステムを使用しており、それぞれの分析結果が見づらい
→BIツールで分析結果をみやすく統一したい

BIツールを導入する前に、他の機能(Excelなど)で代用できないか、考えられる問題点の洗い出しや導入することでどのようなメリットがあるのかといった点について十分検討し理解しておかなければいけません。

BIツールを提供している企業では担当者のサポートがあるため、最初の問い合わせの際に自社の要望に対応できるか相談し具体的にアドバイスをもらうことが大切です。

またBIツールによってはデモで体験をすることもできるため、もしデモがあれば実際に利用してみて使い心地を試してみるのも良いでしょう。

参考:使いやすいBIツール5選:ビッグデータの活用・分析を楽にする!
https://orange-operation.jp/posrejihikaku/pos/13242.html

まとめ

BIツールは膨大なデータを蓄積・分析・集計をしてわかりやすくビジュアライズすることができます。

BIツールのメリットをおさらいすると、次の4点がありました。

  • データ分析/集計/予測にかかる時間の短縮
  • 分かりづらいデータを可視化
  • 部門別の分析結果を一目で表示
  • 問題点の早期発見

非常に便利なツールですが、一方でBIツールを最大限に活用できていない事例も多くあります。

BIツールの導入で想定されるリスクは次の3点がありました。

  • BIツールの使い方が複雑で使いこなせない、分析や統計に詳しい人がいない
  • BIツールを使いこなせない場合、導入にかかった期間と費用が無駄になる
  • BIツールが使いにくいと業務負担が増す

BIツールを導入する前には、問題点の洗い出しをしてどのような機能を使えるようになりたいのかを明確にすることが大切です。

BIツール導入の際にはサービス担当者に相談し、導入にかかる期間や費用ももちろんですが、問題点の解決のためにBIツールがどのようなはたらきをするのか、また使い勝手やアフターフォローなどについても相談する必要があります。BIツールの使い方がわからない場合にサポートが受けられるのかについても確認しておくと良いでしょう。

ほとんどのBIツールにはデモ版が用意されているので、実際に使用して自社の業務における問題に対してどのようなアプローチができるのか試してみることをおすすめします。

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