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外回り営業にとってノートPCは最強の端末か

ノートPCが日々の生活に根付いたことで仕事のやり方も大きく変わりました。特に普段は社内に戻ってくる時間が少ない外回り営業マンにとっては持ち出せるノートPCは仕事を効率的に行う必需品となりました。

  • 営業マンはパソコンを持ちだすのが当たり前になった
  • 外回りにノートPCが良い理由はUSB利用、容量が大きい、衝撃に比較的強い、誤作動を起こしづらいなどがある
  • 外で使う上で注意すべき点もある
  • 軽量化が進めば、外回り営業マンにとっては最強の端末となる

営業マンはPCを持ち歩く時代

昔の営業マンはノート、ボールペン、電卓が必需品でしたが、今の外回り営業にはさらにPCも追加されます。
持ち出せるPCがなかったデスクトップパソコン時代は、営業中に気になったお客様情報はメモして、自社に持ち帰り、デスクトップに打ち込むなりして顧客情報を共有管理していましたが、今は外出先からノートPCに直接入力すれば作業は終わりです。

昔の持ち出しPCがなかった時代は経費精算は自社に戻って手書き、もしくはデスクトップPCに入力したデータを印刷して上司に提出していました。
今は外出先のノートPCでインターネットを繋げば、外出先から上司にメール添付で提出できます。

今まで数ステップを経て完了していた営業マンの仕事はパソコンを持ち運ぶだけで、何倍も効率化できるようになりました。営業マンにとってデジタル端末は切っても切り離せない最高の仕事ツールとなりました。

仕事内容の変化

社会における仕事過程の変化が、この外回り営業マンのPC装備化を後押ししています。
ではその社会における仕事過程の変化とはなんなのでしょうか。ずばり言うと「紙からデジタル」への変化です。今の時代、営業、経理、総務、どんな職種の人でも書類の入力はデジタル端末で行う場合がほとんどです。
紙媒体だけで行っている職場があるとすれば、それは世間から遅れている非効率的な職場です。昨今の仕事はたいていデジタルで対応できるようになっているのです。

社内にいる必要性がなくなる

世の中の仕事過程が紙からデジタルへ変化しつつあることで、営業マンが社内にいる必要はもはやなくなりました。
紙媒体主流の時代では、例えば会社を出て営業先に向かう前にすべての資料を印刷して、万全の準備を整えたうえで外出する必要がありました。忘れたら一大事です。

しかし今では仮に必要書類を忘れても、会社にいる同僚にメール添付で資料を送付してもらい、そのデータをUSBに移してコピーセンターやコンビニに行けば資料が印刷できます。
紙媒体主流の時代では、例えば経費書類を上司に提出して不備があれば再度訂正して、印刷し直す必要がありましたが、今ではそもそもエクセルで提出して、不備があれば資料ごとメールで返信ができます。外出先でもPCさえあれば修正して再送すれば完了です。
さらに言えば最初に提出された不備を上司が訂正してくれればそれだけで完了します。電子媒体なのでなせる業です。紙媒体のような煩雑さはありません。

外回り営業でPC端末を使う理由

外回り営業マンが使う端末といってもノートパソコンだけではありません。タブレットもありますし、今ではスマートフォンでも代用できるようになっています。
ではなぜノートPCを選ぶべきなのか、その理由をお伝えします。

USBが使える

上述もしましたが、USBを使える点は外回り営業にとってはかなりポイントが高いです。(USBが使えるタブレット端末も一部あるようですが、かなり限定的です。)
USBが使えると外出先でも印刷が可能です。さらに万が一、デスクトップ上のデータが壊れた時でもUSBに予備で同一データをコピーして保存しておけば一安心です。
プレゼン用パワーポイントなどは予備でUSBに保存しておいた方が、万が一発表資料が壊れても対処できます。
もちろん、USBを紛失しないように注意が必要です。

容量が大きい

タブレットやスマートフォンに比べて、ディスク容量が圧倒的に大きいのもノートパソコンの特徴です。
そのためアプリケーションのインストールやデータ保存が他のデバイスと比べ物になりません。
容量が少なければアプリケーションの動作が鈍かったり、ひどい場合はタイムアウトでアプリケーションが動かなかったりしますので、効率が悪くなる場合もあり得ます。

衝撃に比較的強い

ビジネスバックに入れてPCを持ち歩くため、不可抗力でカバンを落としてしまうことがあります。
そんな時でもPCならある程度の衝撃に耐えられます。端末で特に弱いのは液晶部分ですが、タブレットやスマートフォンを落とした時は画面が割れて一発で使えなくなることもあります。
ノートPCは、液晶部分が直接外部と接触するリスクはかなり低いといえるでしょう。
とはいうものの乱暴に扱っていいというわけではありません。PCを保護する機能がついたビジネスバッグやPCケースに入れて丁寧に扱いましょう。

誤作動を起こしにくい

誤作動を起こしづらい点もノートPCの良いところです。液晶部分で画面を操作するタブレットやスマートフォンは、カバンに戻す前にスリープ状態にしておかないと液晶部分に何かしらのモノが接触して誤作動を起こす場合がありますが、ノートパソコンはそのリスクが極めて低いのも特長です。

PCの外回り利用で注意すべき点

このように外回り営業でPCを持参すれば、ビジネスの相棒としては完璧のような気がします。
たしかにPCがあるだけで事務作業も外部でできるため、営業だけでなく全体的な仕事の効率化を計ることができます。
ただし、注意しておくべき点があることを忘れてはいけません。

インターネット接続機器は必須

まずはインターネット接続機器がなければ、PC持参の効果も半減してしまいます。モバイル端末や安全なWI-FI機器は準備しておく必要があるでしょう。
今は行政提供のフリーWI-FIや店舗提供のフリーWI-FIがそこら中にありますが、フリーWI-FIはセキュリティが十分ではないので、業務では使わない方が賢明です。
会社から支給されるWI-FI機器がセキュリティ対策としても安全ですので、情報システム担当の方に相談してみましょう。安全な有料回線を使いましょう。

どうしても情報漏えいリスクがある

外部でノートPCを使う場合はどこで使うかを十分考えて行動せねばなりません。外には様々な考えを持った人がいます。
人通りが多いようなところで不用心にPCを開いて、業務の機密情報を見ていたら、後ろから知らない人が画面を見ているかもしれません。
サービス利用のためにログイン情報を入力しようとしたら誰かがチェックしているかもしれません。
悪意のある第三者が街中には存在しますので、PCは見られるリスクの低い場所で開きましょう。また、画面にはのぞき見防止のスクリーンを着けておくのもおススメです。

紛失のリスクヘッジも考える

前項の情報漏えいリスクにもつながりますが、PCそのものを紛失することも考えられます。
情報漏えい事故の原因の一つが「盗難・紛失」によるものです。個人情報や企業秘密を保存したPCを置き忘れたり、盗難に遭った場合、もしなんの対策も取られていなかったら、企業の信用問題に関わります。
そうしたリスクを低減するために、

  • PCには必ずパスワード設定をしておく
  • バックアップデータを取っておく
  • リモートロックがかけられるセキュリティソフトを入れておく

などの対策を取っておきましょう。

電池が切れる

電池がなければメール送信もエクセルを開くこともできません。PCにとっての命は電源です。
電池がなくなってしまえば、情報がたくさん詰まったノートPCも宝の持ち腐れ状態です。今は無料でコンセントを貸してくれる施設も増えましたが、それが当たり前ではありません。
ノートPCが十分充電できているか事前にチェックをして持ちだしましょう。

ノートPCは軽量化が進む

ノートPCは持ち出し用端末としては十分な機能があります。
外回り営業マンが自社に戻る必要がないのでは?と思ってしまうほど、ほとんどの業務ができます。
もはや非の打ちどころがないようなノートPCですが、1つ欠点をあげるとすればそれはハード面の重さや大きさでしょうか。

タブレットやスマートフォンと比べると圧倒的に重いですし、カバンの中でも広くスペースを取ります。持ち運ぶため、重さや大きさは極力削ってもらった方が営業マンにとってありがたいのは間違いないです。
とは言うものの、発売当時のノートPCと比べたら軽量化はかなり進みました。今後もスペックはそのままでさらなる軽量化に成功すればノートPCが他の端末に劣るところはなくなり、正真正銘、最強の持ちだし用端末になります。ノートPCのさらなる進化から目が離せません

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