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電子契約システムの導入で得られるメリットとは

ビジネスの現場において重要となってくるのが契約書の存在です。お互いに利害の一致する形で結ばれ、それを定められた期間や条件において遵守されるべきであるとなれば、何かしらの形においてその契約が結ばれたことを示す書類は不可欠となりますが、その書類を用意したり保管しておくことはコストがかさむ原因にもなってしまうものです。

そのような問題に注目し、現在導入が進められているのが電子契約システムです。従来の紙面に印刷された契約書とは異なり、デジタルで使用し、保存できる形態は大きなコストカットにつながると言われ、これからのスタンダードになるとも言われています。

とはいえアナログ媒体とは勝手少々変わってくるため、法的な効力や取り扱いについても疑問の残る点は多いかと思います。今回はそんな電子契約システムの概要やメリット、そして導入方法についてご紹介します。

従来の契約システムが抱える問題点

これまで最も確実で、広く普及していた紙面での契約書。紙という形を伴った書類であるという点は、安全性や信頼性の面から現代においても最も頼りになる契約書であるとされています。
しかし、インターネットとPCが広く普及した現代では合理的ではない側面も強調されるようになってきました。

保管コストの問題

一つにはやはり書類を保管するためのコストがかさんでしまうという問題です。数枚の契約書類であれば問題はありませんが、事業が大きくなるにつれ、様々な場面で契約書を発行し、保管しなければならないとなれば、その契約がいつどこで誰と結んだものなのかをカテゴリごとに整理し、契約のたびに分類作業に追われてしまうことになります。
保管に関する問題は、他にもあります。

紛失のリスク

枚数が増えていくと次第に管理がうまくいかず、いざ契約書類が再び必要になった際に紛失してしまっていた、なんてことになってしまう恐れもあります。

もちろん紙である以上、契約書であるとは気づかずに誤って捨ててしまうこともあるでしょう。コピーをとっていれば大きなトラブルになることは回避できますが、それでも原本を失ってしまうことは喜ばしいことではありません。

長期的な契約には非合理的

物理的なスペースを取ることや紙の劣化のことも考えると、紙面の契約書は長期的な契約を結ぶ際には合理的ではない手法であると言えるでしょう。

印紙税コストの問題

そして紙面での契約書類作成で大きなコストとなるのが、収入印紙の購入コストです。日本では契約書を発行する際に課税する義務が定められており、印紙が貼り付けられていない契約書はその有効性を確実なものとすることはできません。

なぜ契約書の作成にあたって税金を納めなければいけないのか、ということについて疑問を持つ人も多いかと思いますが、通説となっているのが印紙税を支払うことで国がその契約を有効なものであるということを第三者として保証するということにより、法的な有効性を確かにするというものです。
また、契約によって発生する経済活動に対して課税をするという意味も込められているため、それだけ契約の重要性に重きを置いているという裏返しでもあります。

加えて収入印紙の値段も契約内容によって変化してきます。文書の種類によっても金額は異なりますが、例えば不動産契約や運送契約に用いられる一号文書では、契約金額が1万円以下の少額契約であればそもそも非課税なので印紙の必要もないのですが、10万円以下は200円、50万円以上100万円以下は1000円など、契約金額に応じて必要な印紙の金額も増加し、最大で60万円の課税が発生します。

その他文書でも同様の比例課税が発生するため、大きな契約になるほど、課される印紙税も大きくなってしまうのです。

しかしながら電子契約を採用すると、印紙税がかからなくなってしまうのです。つまり、契約の際に支払うべき税金は0円になるということです。

電子契約システムとは

書面であれば発生していた印紙税が、電子契約に移行するだけでいきなりなくなってしまうというのはありがたい話ではありますが、一体どのような仕組みになっているのでしょうか。

電子契約の概要

電子契約書が収入印紙なしに法的効力がもたらされる理由として、これまで制定されてきた電子契約に関する法律の整備があります。

まずデジタル文書が紙面と同等の法的効力を持つようになった根拠として、2001年より施行されている電子署名法があります。これはたとえデジタルでの書面において電子署名がなされている場合においても、紙面への押印やサインと同等の効力を持つことを定めたもので、完全にデジタル上での文書のやり取りを合法なものとなりました。

http://www.moj.go.jp/MINJI/minji32.html

そして同年に施行されたIT書面一括法においては、契約に携わる双方の承諾を得た場合においてEメールなどの通信技術において契約書をやり取りすることが認められるというものでした。

これにより、ただデジタル上で契約書を作成することができるようになっただけでなく、デジタル上のやり取りのみで契約を交わすことができるようになったのです。

http://www.meti.go.jp/policy/it_policy/e-doc/guide/nyumon1.html

さらに2005年に施行されたe-文書法ではデジタル文書を紙面に落とし込まずともデジタル上で保管しておくことが法的に認められ、これまで税法の理由から紙面での保管を義務付けられていた書類が全てデジタルデータとして取り扱うことができるようになりました。

http://www.meti.go.jp/policy/it_policy/e-doc/guide/index.html

これらの法律に基づき、契約書類の多くは印紙を必要としない電子契約でも紙面と同等の法的効力を得ながら、デジタルデータ特有のメリットを活用することができるようになったのです。

電子契約システム導入のメリット

紙面と同等の効力のある電子契約書は多くのメリットをもたらしてくれます。印紙税を必要としないことで大幅なコストカットに繋がることは前述の通りで、印紙税が丸ごとゼロ円になるのは大きな経費削減となるでしょう。

また、紙面で保管しておくための維持費やスペースの削減にも貢献します。一度契約してしまえば余程のトラブルがない限りは取り出す必要もありませんが、いざという時に取り出せなければ大きな問題となってしまいます。デジタルデータで保管しておけば紛失のリスクも小さく、何より素早く書類を検索し、取り出すことができるのは大きなメリットです。

書類の郵送などのコストも削減でき、何より最短数分のスピード契約も行えてしまうパフォーマンスの高さも注目です。

電子契約システム導入のデメリット

一方電子契約により、紙面ではなかったリスクの想定も必要になります。一つはサイバーセキュリティ対策で、紙面で保管しなくなったぶん。デジタルデータであればインターネット経由で簡単に漏えいしてしまうなど、想定していない第三者へ行き渡ってしまう心配もあります。

もちろん契約書は人の目に触れても問題がないからこそ法的効力を得るものではありますが、不必要な情報の流出リスクや操作ミスによる喪失といったリスクが生じることは想定しておくべきでしょう。

電子契約を効率よく進めていくためのサービスまとめ

電子契約は簡潔にいってしまえば紙面に落とし込む必要のなくなった契約書ですが、電子契約に特化したシステムを提供するサービスも存在します。

Adobe Sign(アドビサイン)

例えばフォトショップやイラストレーターで有名なアドビ社の提供するAdobe Signは、他のビジネスソフトとの親和性の高さやセキュリティ、そして電子署名の使いやすさから人気の高いサービスです。

https://acrobat.adobe.com/jp/ja/sign.html

CLOUD SIGN(クラウドサイン)

こちらは無料で利用でき、システムや運営元への信頼性の高さかから日本で最も利用されていると言われる電子契約システムです。導入企業は2万社を超え、今後もユーザー数の増加が見込まれるサービスと言えるでしょう。

https://www.cloudsign.jp/

電子契約はデメリットよりもメリットの側面が大きく、積極的に活用したい契約システムです。急いで導入するものではないかもしれませんが、導入を視野に入れておくことが無駄になることはないでしょう。

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