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クラウド型文書管理ツールのメリットとおすすめツール5選

大量かつ多岐にわたる社内文書を一括管理する「文書管理システム」を構築すれば、納税時に財務業務の効率化や各データ閲覧を容易にしたり、契約書の管理業務のスリム化など、あらゆる業務の改善を図ることが可能です。

しかし、実際に取り組むには膨大な書類をデータ化する時間がかかるうえ、それを管理する自社サーバーの導入や、システム構築・管理・運用にコストがかかってきます。

それを手軽に、かつ省コストで可能にするクラウド型書類管理ツールですが、その導入によって、時間短縮やコスト削減以外にどんなメリットが出てくるのでしょうか。

今回は、おすすめしたいクラウド型文書管理ツールの紹介も含め、以下の項目に沿ってお話してまいります。

  • クラウド型文書管理ツールの導入で得られるメリットと選ぶポイント
  • おすすめクラウド型文書管理ツール5選
  •  1、Con Track(コントラック)
  •  2、Fleek drive(フリークドライブ)
  •  3、J-MOTTOシリーズ グループウェア
  •  4、NIコラボ Smart
  •  5、DOCUMENT MARK(ドキュメントマーク)
  • まとめ

クラウド型文書管理ツールの導入で得られるメリットと選ぶポイント

このクラウド型文書管理ツールがどんなものか軽く触れておくと、自社構築した文書管理システムでは、PCサーバー内でデータ管理をするのに対し、こちらの場合は、ネットワーク上で書類を管理・運用します。

そのため、自社PCの保存料領域にとらわれず、数多くのデータを作成・編集・保存することが可能なうえ、携帯モバイルによって時や場所にとらわれずそれを閲覧でき、容易にスタッフ間で共有することも可能です。

また、物品管理システムとクラウド型分掌管理ツールは、物品へのタグ付けやバーコードの付与をすることにより、容易に紐付けすることも可能で、例えば消費期限のアラーム機能などを有するツールを利用することで、効率的な商品管理をすることもできます。

その他、クラウド型文書管理ツールでは、単純に書類管理スペースを無くすことや、保守・管理の簡略化が可能です。

しかしその一方で、大切な社内データを外部組織が管理する、クラウドに預けることになりますので、セキュリティー体制が徹底されたものをチョイスするのが、最大のポイントとなってきます。

加えて、その導入目的として文書管理コストの削減も上げられるため、無料のトライアルがあったり、無料プランが存在するもので試し、自社の業務内容とマッチしているかチェックするのも大切です。

おすすめクラウド型文書管理ツール5選

ここでは、セキュリティー管理が徹底されているうえ、無料で利用可能な「体験版」を用意している、クラウド型文書管理ツールを厳選して、5つ紹介します。

なお、無料体験版の利用可能期間並びに、字際に導入する際の料金プラン等は、各ツールの最後に添付する公式サイトから、各社に問い合わせをお願いします。

1、Con Track(コントラック)

自動車業界などの制御システム開発をはじめ、トレーサビリティ(生産履歴の追跡)管理システム開発、提供しているSCSK(株)が、2017年6月リリースしたのがCon Trackです。

文書管理の課題である、文書内容の登録や変更、トレース作業の負担軽減を意識した機能が満載で、見やすい画面と

  • Word
  • Excel
  • PowerPoint
  • テキスト
  • PDF

など、幅広いファイル形式に対応しており、登録やトレース設定のためにフォーマットを変換する必要もないため、多くのユーザーから支持されています。

公式HP:https://www.contrack.jp/

2、Fleek drive(フリークドライブ)

ベネッセやイオンマーケティング、日本化学産業などなど、国内の大手企業がこぞって採用しているFleek driveは、2001年に東証一部上場も果たした、システムインテグレーション企業、(株)ソルクシーズがリリース・運営しています。

多数のデータが蓄積される書類管理システムにおいて、目的のファイルにいち早くたどり着くことが可能となる「ツリービュー機能」や、ドラッグ&ドロップでファイルをクラウドへ、簡単にアップできる機能などが評判です。

また、小規模な商店や部署内のみでの利用に向いている、簡易バージョンの「Term」と、多機能で大勢での利用に対応する、上位プランの「Business」から、チョイス可能です。

公式HP:https://www.fleekdrive.com

3、J-MOTTOシリーズ グループウェア

文書管理のみならず、スケジュール管理や電子会議機能、さらにTodo管理や出退勤管理など、実に多彩な業務内容に対応しているJ-MOTTOシリーズのグループウェアは、もはやクラウド上にオフィスがあるかのように利用できる、総合グループウェアです。

会員制のビジネスポータルサイトであるJ-MOTTOの利用は、無料の会員登録が必要ですが最大3ヵ月、文書管理含め実に25種に及ぶサービスを試すことができます。

もちろん、多機能だからと言って、肝心の文書管理能力がおろそかになっているわけではなく、

  • ドラッグ&ドロップによるアップロード・整理
  • ファイルの一括アップロード

など、高い操作性を誇っています。

提供しているのは、リスモン・ビジネス・ポータル(株)という企業であり、J-MOTTOシリーズは、WOWOWコミュニケーションズや、カクヤスなどといった大企業始め、情報漏洩に人一倍留意すべき法律事務所において、多く採用されています。

公式HP:https://www.j-motto.co.jp/

4、NIコラボ Smart

戦略・戦術・人材育成などのコンサルティングと、ITツールの同時提供によって、多くの中小企業の実績アップに導く、(株)NIコンサルティングがリリースするNIコラボ Smartも、グループウェアの一機能として、クラウド型文書管理ツールが備わっています。

文書・フォルダを、ツリー構造でカテゴリごとに格納・共有することができる上、文書編集の履歴閲覧・回復機能が備わっているため、変更内容に誤りがあった場合でも、過去の文書にクリック1つで、あっという間に戻すことができます。

また、

  • 経費精算機能
  • 在庫管理機能
  • 出退勤管理機能

など、中小企業にとって面倒な業務を簡素にできるサービスは、おおよそ網羅されているうえ、楽天トラブルとの連携による、出張時の宿泊予約までできるおまけつきです。

公式HP:http://www.ni-ware.com/

5、DOCUMENT MARK(ドキュメントマーク)

ここまで紹介したものと異なり、様々な帳票や文書をPDF化してクラウド上で管理し、有効的に一元管理・活用させるシステムであるDOCUMENT MARKは、個人商店や小規模企業向けのシンプルさが特徴です。

登録や分類などを自動化する事で、効率的なファイル管理が可能なうえ、高度な検索機能を備えているため、必要なデータを高速で適時呼び出して、活用することもできます。

また、各種データを紐づけ可能なため、在庫管理業務の改善を図れますし、面倒なデータ入力もスキャナーOCRサービスとの連携で、手書き文書を簡単にデータ化できるのも魅力です。

さらにこちらでは、PDF化された企業データにタイムスタンプを付与することで、「e-文書法」や「電子帳簿保存法」といった、書類電子保存に関する法律に対応しています。

これにより、こちらで保管された電子データは、法人税や所得税などの申告時、法的に認められるほか、長期間の保管を余儀なくされる、取引関係書類などの原本を、迷うことなく破棄することも可能となります。

公式HP:https://www.doc-mark.jp/

まとめ

書類のペーパーレス化による業務改善や、管理における人員や労働力の削減につながるクラウド型文書管理ツールは、e-文書法の緩和によりこれまで導入に2の足を踏んでいた企業が、どんどん導入を始めています。

クラウド型文書管理ツールは、関連書類や取引データが膨大な大企業だけのものではなく、小規模店舗の経営者にとっても、確定申告をスムーズにしたり、小人数だからこそ増える業務の負担を軽くすることができます。

今回紹介したもの以外にも、個性豊かなツールが数多くリリースされていますので、自らのビジネスとマッチしたものをチョイスして、まずは無料体験版などで試してみると良いでしょう。

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