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店舗運営に必要な「伝票処理」の仕方とは?その流れ・効率化のポイントを解説

お店を運営するときは、接客やオペレーションだけでなく、お金の計算などの事務作業もする必要がありますよね。

とくに店舗を開業したばかりのかただと、

「事務作業に追われて、お店の運営に手が回らない…」

ということもあるかと思います。

そこで今回は、店舗運営でする事務作業のなかでも「伝票処理」について解説します。

伝票処理を確実にできるようになると、お金の流れを正確に把握できるので、これから店舗の改善をするときにも参考になります。

以下では、

  • そもそも伝票処理とは?
  • 伝票の種類にはどんなものがある?
  • 伝票処理の流れ
  • 伝票処理を効率化するためには

という流れで、伝票処理について紹介していきます。

「伝票処理は未経験でよくわからない…」というかたでも、仕組みはシンプルなのですぐに理解できるはずです。

まずはだいたいの概要からつかんでいき、伝票処理の知識をつけていきましょう!

店舗の経理に欠かせない伝票処理とは

まずは、「そもそも伝票処理とは何か」について説明します。

伝票処理は事務のひとつで、

  • お金・商品などの取引
  • 仕入・売上などの取引

などを簡単に書いた紙です。

要するに、「事業で発生した取引を記録するための紙」と思っていただけるとスムーズです。

その目的には関係者の間で連絡する目的や、責任をはっきりさせることがあります。

また伝票に書くための方法には、実務では

  • 3伝票制:取引を「入金」「出金」「それ以外」の3つに分け、伝票をつくる
  • 5伝票制:取引を「入金」「出金」「仕入」「売上」「それ以外」の5つに分け、伝票をつくる

という2つの方法(伝票制)のどちらかを使うことがほとんどです。

飲食店のような現金での取引が多い業種は、3伝票制が適切でしょう。

それに対して、製造業などの掛けによる取引が多い業種は、5伝票制を用いることが多いですね。

次は、それぞれの伝票について詳しく見ていきましょう。

伝票の種類にはどんなものがある?

ひとくちに伝票と言っても、その種類は様々です。

実務で使われることの多い伝票は5種類あり、

  1. 入金伝票
  2. 出金伝票
  3. 売上伝票
  4. 仕入伝票
  5. 振替伝票

に分かれています。

ここからは、それぞれの伝票について

  1. 現金の増減を記入する『入金伝票・出金伝票』
  2. 売上や仕入の増減を記入する『売上伝票・仕入伝票』
  3. 振込手数料などを記入する『振替伝票』

という順で紹介します。

伝票の役割をきちんと理解して、お金の流れを把握できるようになりましょう。

入金伝票・出金伝票:現金の増減を記入

まずは「入金伝票」ですが、これはお金が入ってきたときに書く伝票です。

  • 商品・サービスを販売したときの売上
  • 商品の予約があったときの前受金

など、現金が入ったときは全て入金伝票に記入します。

それに対して、「出金伝票」は現金が出たときに記入する伝票です。

  • 交通費
  • カフェで取引先と話すときの代金

など、事業に関する出金があったときは出金伝票を使いましょう。

売上伝票・仕入伝票:売上や仕入の増減を記入

製造業など、取引が必ずしも現金で行われない業種も多いです。

そうなると、取引から実際にお金が入ってくるまでに日数があることも。

ゆえに現金がすぐに入らないので、入金伝票では処理できないこともあるのです。

このようなときに使いたいのが「売上伝票」です。

また、反対に自分のお店が支払いを遅らせることもあるかもしれません。

そのようなときは「仕入伝票」を使います。

大まかに言ってしまえば、

  • すぐにお金のやり取りをしないときは、売上伝票や仕入伝票を使う

とも説明できますね。

振替伝票:振込手数料などを記入

最後に紹介する「振替伝票」は、他の伝票では記入できない取引を書く紙です。

3伝票制では売上伝票や仕入伝票を使わないため、こちらの振替伝票で掛けの取引を記入します。

他の伝票では扱いが難しいものを記入することが多いため、名目はある程度自由に設定できるようになっています。

伝票処理を含む、会計処理の流れ →5

ここからは伝票処理のやり方を紹介していきます。

一般的に、事業で行われる取引は

  1. 取引の発生
  2. 取引の記録(伝票処理)
  3. 伝票処理を整理・分類
  4. 整理・分類したものを集計
  5. 集計された取引から決算書を作成

という流れで処理されます。

「経理」と呼ばれる仕事の内容も、この取引の流れに沿っていることが多いです。

伝票処理が起こるのは2の「取引の記録」で、

  • 領収書
  • レシート
  • 契約書
  • 注文書
  • 請求書

のような、取引が起こった証拠となる書類をもとに、伝票を作ります。

その後は伝票を整理・分類、そして集計。

最後には「決算書」と呼ばれるまとめの書類を書いて、一連の会計処理は終わります。

会計処理の目的は「決算書」を作ることにあり、伝票をつくることも決算書が最終目的であることを頭に入れておくとよさそうです。

ここまでをまとめます

いったんまとめておくと、まず伝票処理は

  • お金・商品などの取引
  • 仕入・売上などの取引

などを簡単に書いた紙をつくる事務だと説明しました。

伝票は

  1. 入金伝票
  2. 出金伝票
  3. 売上伝票
  4. 仕入伝票
  5. 振替伝票

の5つに分かれており、

  1. 現金の増減を記入する『入金伝票・出金伝票』
  2. 売上や仕入の増減を記入する『売上伝票・仕入伝票』
  3. 振込手数料などを記入する『振替伝票』

という分類で大まかに説明できます。

また伝票に書くための方法は、実務では

  • 3伝票制:取引を「入金」「出金」「それ以外」の3つに分け、伝票をつくる
  • 5伝票制:取引を「入金」「出金」「仕入」「売上」「それ以外」の5つに分け、伝票をつくる

という2つの方法(伝票制)のどちらかを使うことがほとんどだと紹介しました。

そして、伝票処理を含む会計の流れは

  1. 取引の発生
  2. 取引の記録(伝票処理)
  3. 伝票処理を整理・分類
  4. 整理・分類したものを集計
  5. 集計された取引から決算書を作成

という5つの処理が基本で、伝票処理は2番目に行われます。

ここまでで伝票処理の概要についてはお分かりいただけたはずです。

次は、実務で伝票処理の効率を上げる方法についてお伝えします。

伝票処理を効率化するためには →2、3

伝票処理は、お店を運営していくためには大切な事務作業の一つです。

とはいえ、そればかりに時間をかけていられませんよね。

そこでおすすめなのが

  • 作業をまとめておこなう

ことです。

お分かりかもしれませんが、伝票処理は単純な作業ですよね。

そのため、1ヶ月のうちで伝票処理をする日を決めて、まとめてやったほうが

  • 効率がアップする
  • チェックがしやすい

というメリットがあります。

また他の会計処理にも言えますが、基本的にはシンプルイズベストです。

  • 銀行口座の数をできるだけ少なくする
  • 窓口・ATMに行かなくてもよいネット銀行を使う

など、極力作業効率を上げることを意識する必要があります。

伝票処理をしてくれるソフトの導入も検討すべき

「取引が増えてきて、すべて手作業だと追いつかない!」

というときは、伝票処理をはじめとした会計を楽にできるソフトを検討するのもおすすめです。

ここでは

  1. わくわく財務会計・らんらん財務会計
  2. freee
  3. MFクラウド会計

の3つを軽く紹介します。

すでに導入しているサービスとの相性も考えながら、導入を考えていくと良さそうですよ。

わくわく財務会計

ひとまず安く会計ソフトを使いたい!というときには「わくわく財務会計」がおすすめです。

1万円台で購入することができ、初期費用を抑えたいかたにはピッタリのソフト。

それでいて初心者でも導入しやすく、処理も簡単です。

  • 自動集計
  • 自動転記機能
  • 無料での保守・サポート

など、これまで経理をしたことがなかったかたでも伝票処理ができそうなソフトです。

freee(フリー)

こちらの「freee」は、インターネットがあればどこでも使うことができる会計ソフトです。

freee最大の魅力は

  • 銀行口座・クレジットカードを登録すると、自動で会計処理をしてくれる

ことにあります。

初心者で伝票処理に慣れていなくても、簡単に経理ができてしまうのは魅力的ですね。

料金は個人であれば「月額980円~」と、手軽な値段で使うことができます。

MFクラウド会計

こちらの「MFクラウド会計」も、freeeと同じくインターネットがあればどこでも使える会計ソフトです。

MFクラウド会計もfreeeのように

  • 金融機関から自動で情報を取得して、半自動で会計処理をしてくれる

のが魅力ですね。

しかも、学習機能がついており、だんだんと精度が上がっていきます。

個人で利用するのであれば「月額800円~」で基本プランを使えるので、リーズナブルに済ませたいかたにもおすすめです。

まとめると、

  1. わくわく財務会計・らんらん財務会計:買い切り型で保守・サポートが無料。
  2. freee:口座・カードの登録で自動処理できる。
  3. MFクラウド会計:学習機能つきの半自動処理。料金もリーズナブル。

という3つの会計ソフトを紹介しました。

伝票処理を理解して、数字に強い店舗運営を

伝票処理について、

  • そもそも伝票処理とは?
  • 伝票の種類にはどんなものがある?
  • 伝票処理の流れ
  • 伝票処理を効率化するためには

という流れで紹介してきました。

伝票処理をきちんと理解すれば、お店のお金がどのように動いているかを把握できます。

また、効率よく伝票を処理すると、そのぶんお店の改善に時間をとることが可能です。

「事務作業に追われて、お店の運営に手が回らない…」

「伝票処理は未経験でよくわからない…」

というかたは、これを期に伝票処理について知っていきましょう!

この記事を書いた人
黒田剛司

大阪市立大学商学部を卒業後、新卒で独立。学生時代に身につけた経営・流通・マーケティングなどの知識を活かし、コマースについて幅広いジャンルで執筆。また、サイト制作やWebメディア運営も請け負っており、IT系の記事作成も可能。無類の動物好き。

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