メールだけでは時代遅れ!便利な社内情報共有ツールで業務の効率化を図る方法

社内で情報を共有しているときはどのようなツールを用いていますか?

企業で働くことにおいて社内で情報を共有することは非常に大切です。情報に触れていないことによってトラブルに発展したり、自分が損をすることもあるからです。会社に所属している以上、会社が発信している従業員向けの情報は最低限知っておくべきです。加えて、会社側も従業員に周知すべきことを確実に見てもらえるように工夫する必要があります。

今回は社内で情報共有するツールとして便利なwikiやslack, chat workやサイネージ、便利なオープンソースやクラウド型グループウェアの紹介、海外拠点とのやり取りをスムーズにするトヨタのチャットツールの例などを挙げていきたいと思います。

チャットツールで社内情報共有を行う

最新の情報共有ツールではないですが、社内情報共有のためのツールとしてwikiが挙げられます。wikiは以下のような使い方ができます。

電子掲示板(BBS)に近いシステムだが、掲示板が時系列に「発言」を積み重ねるコミュニケーションツールであるのに対し、Wikiは、内容の編集・削除が自由なこと、基本的に時系列での整理を行わないことから、誰もが自由に「記事」を書き加えていくコラボレーションツールに近い。

(出典: IT用語辞典 Wiki)
http://e-words.jp/w/Wiki.html

wikiはシンプルな情報共有ツールですが、その手軽さから利用している企業も多いです。他に近年利用している人が多い情報共有ツールとしては、Slack(スラック)やChat Work(チャットワーク)も使われるようになってきました。

Slackはチャンネルというトピックを立てる機能があるため、チャンネルを新規に立てて誰でも自由にコメントを投稿することができます。

Chat Workは1対1のコミュニケーションツールで、コンタクトしたい相手に対し招待をすることでチャットが可能になります。SlackやChat Workは見た目のシンプルさも手伝い、操作の簡単さが魅力です。ファイル送信も行えるためEメールよりもこちらを使っているという人も増えています。

社内情報共有を行う“サイネージ”とは?

社員に情報の周知を徹底したい場合は、サイネージも効果的です。

サイネージは電光パネルに情報を表示するシステムで、空港に飛行機の発着が表示される電光掲示板がそれにあたります。最近では市役所や病院などでもサイネージを利用しているところが広がってきています。

サイバーステーション株式会社の調査によると、オフィスにサイネージを導入したところ、視聴率は77%、意識の変化は59%、行動の変化は9%という結果が得られたそうです。

(出典:サイバーステーション公式HP
https://digisign.jp/company/)

デスク周りに社則や目標を書いた紙を貼ることで意識することもできるかもしれませんが、サイネージは画面が常時切り替わるという性質上、人の注意や関心を得ることができるため、社員にたいして確実に伝えておきたい情報を繰り返し流すことで締め切りなどを意識させたり、意識を高めることにも役立つこともあります。

社内情報共有が便利なオープンソース

便利な社内情報共有のオープンソースとして、Aipo(アイポ)があります。掲示板や日々のタスク管理に便利なTo doリストの作成、スケジュール管理、ファイルの共有、メール、社内SNSといった機能を兼ね備えています。オープンソースのため、他にも機能を追加した場合はストアから機能を拡張することができます。

Aipoの大きな特徴は情報の見える化によって共有できることです。Aipoを導入することによって社内で通常行われているスケジュールの確認や、メールの確認、会議の招集といったことも行えるため、社内で共有すべきことを素早く確認することができる便利なツールのひとつです。直感的に操作できるデザインになっているので、使いこなすまでにそう時間はかからないでしょう。

Aipo公式HP
https://www.aipo.com

社内でノウハウの蓄積をするクラウド型グループウェアiQubeも便利

Aipoも利用者数が多いですが、iQubeも人気の社内状況共有ツールです。機能はスケジュール管理、社内wiki、To do リスト、メール、ニュース、電話メモなどの管理ができます。プレミアムプランではファイル・ワークフロー・掲示板・タイムカード・アンケート機能が使えるようになります。

iQubeの特徴としてはレポート機能が優れています。
レポートは会議の議事録や営業報告、業務ごとのマニュアルやルールなどを共有するときに使えます。公開範囲の設定も行うことができ、スケジュールとの連携も可能なため、会議で用いる資料を事前に周知しておきたいときや、新入社員が入社してきたときでも過去のノウハウがつまった資料として参考にすることができます。作成方法も簡単で、テンプレートを用意すれば毎回それを呼び出すだけで作成を行うことができます。

iQubeには無料プラン、スタンダードプラン、プレミアムプランがあり、月ごとでの利用も可能です。最低利用人数は5IDから申し込みが可能で、導入コストもかからず申し込みから1日で利用開始できます。人数の追加にも対応しており、会社の規模が大きくなっても必要な分だけIDを追加することができます。

iQubeはセキュリティ管理が徹底しており、全ページのアクセスにSSL暗号化通信を用いることができます。ファイアウォールの設置や回線障害の防止などのセキュリティ対策も行っています。

(iQube 公式HP http://www.iqube.net)

海外拠点のスタッフとも情報共有をスムーズに TOYOTA Chatterの例

海外拠点のスタッフとの情報共有はなかなかうまくいかないことがあります。伝えたい内容を伝えたつもりでも、細かいところまでは相手にうまく伝わらないことが多いです。基本的に英語を用いてコミュニケーションが行われますが、母国語ではない言語で詳細を伝えることは非常に難しいことです。

海外に多くの拠点をもつTOYOTAでは、海外拠点のスタッフと情報共有を行うための「TOYOTA Chatter」というチャット機能を用いています。TOYOTA Chatterを用いることによって、海外拠点のスタッフともスムーズにやり取りをおこなうことができます。具体的には、日本語で書いた文章を英語で自動翻訳するしくみですが、自動翻訳による英語のニュアンスが異なるときは専門のオペレーターが手動で英語に翻訳を行い、さらに手動で翻訳された英語を蓄積することによって自動翻訳の精度も上げていくことができるという画期的なシステムです。

たとえ英語が苦手な人であっても、このツールを用いれば海外拠点のスタッフともやり取りが行えます。

海外拠点を持つ企業や、海外の企業と取引を持つ日本企業はこれからも増えていくことと予想されます。ソフトウェアやスマホアプリなどの開発においては、開発費用が比較的安価な海外のIT先進国に流れていくオフショア開発が増えていくことが予想されるため、TOYOTA Chatterのような英語翻訳できるコミュニケーションツールはこれから需要が高まっていくことでしょう。

まとめ

以上、さまざまな社内情報共有ツールをご紹介しました。WikiやSlack, Chat Worokなどチャット機能のみのツールもあれば、AipoやiQubeといったチャット機能以外にも多彩な情報共有機能を充実させているツールもあります。またサイネージを用いて情報に繰り返し触れることにより周知を徹底したり、海外とのやり取りにおいて役立つTOYOTA Chatterのような翻訳ツールなど、今や情報共有を行うツールは充実しています。

今後はメールだけではなく、上記に挙げたようなツールを用いることによって社内情報共有のしかたが大幅に変わっていくことになるでしょう。

店舗運営支援アプリケーション「Orange Operation」で情報共有

「Orange Operation(オレンジオペレーション)」はPOS会計機能をはじめ、電子カタログ等のペーパーレスソリューションやサイネージ、小売店向けの在庫・配送管理機能といった、様々な業種に対応したビジネスアプリパッケージです。共通のデータベースに売上データや顧客情報をリアルタイムに管理できます。また、大規模な4000店以上への導入、同時稼働にも安定した稼働が可能です。さらに、基幹システムや様々なOS、システムと連携したカスタマイズも可能です。

関連記事

訪日外国人客が集まる街へ インバウンド地方創生プロジェクト
EC-Orange VR
エスキュービズムニュースレター!
お役立ち資料
無料ダウンロード
ページ上部へ戻る

運営者

  • 株式会社エスキュービズム
  • 〒105-0011 東京都港区芝公園2-4-1芝パークビル A館 4階
  • TEL : 03-6430-6730(代表)
  • HP:https://s-cubism.jp/