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人気・無料グループウェア7選。情報共有で業務効率化

世の中には様々な業務効率向上ツールがありますが、多くの企業で課題として設定されているのが情報共有のための適切なプラットフォームが存在していないことです。

確かにメールやメッセンジャーアプリ、Skypeなどの通話サービスは便利ですが、業務内で活用するのに特化したサービスとして活用するには煩雑すぎる節も多く、作業効率の低下を招いている原因にもなります。

そこで活用したいのがグループウェアの存在です。

グループウェアはローカルなネットワーク環境を活用することで社内のコミュニケーションを円滑にしてくれるサービスで、そのコストパフォーマンスの高さからも多くの企業で導入が進んでいます。

今回はそんなグループウェアの概要と、多くの企業で採用されている人気のサービスをご紹介します。

グループウェアの概要

グループウェア(Groupware)はコラボレーティブ・ソフトウェア(Collaborative Software)とも言われるシステムソフトの総称で、企業や組織内でのコンピューターソフトウェアを活用して情報共有を行うことを可能にします。

グループウェアの歴史

グループウェアはインターネットが誕生して間もない1960年代からすでにその構想は存在し、1996年にIBMがLotas Notes4.0をリリースした時に大きくその知名度と普及度を拡大させたとされています。

しかしその後しばらくグループウェアの影が薄れてしまう時代が続きます。電子メールや携帯電話の普及によって誰でもいつでもコミュニケーションが取れるようになっただけでなく、そもそもグループウェアの価格が高額だったために、コストパフォーマンスの問題から企業での導入がそれほど進まなかったのです。

再評価されるグループウェアの特徴

しかし現代において、グループウェアのローカルなネットワークでの情報伝達・共有という特徴は再び評価されるようになってきました。

インターネットやスマートフォンがもはやライフスタイルの一部となったことで、プライベートと仕事の連絡手段の区別がつかず、また仕事の連絡でもどのタスクからこなすべきかがわからなくなってしまうなど、情報の整理が個人のキャパシティを超えるようになってきたためです。

そこで注目されるのがグループウェアです。以前はソフトウェアが高価だったために企業からは敬遠されてきましたが、今ではクラウドコンピューティングによって安価かつ比較的容易に導入することができるようになったことで、今グループウェアは再び導入の動きが進んでいます。

クラウド化によるコストパフォーマンスの向上

クラウドコンピューティングは従来のソフトウェアのようにインストールによってシステムを利用するというものではなく、アプリケーションプロバイダーからアプリのライセンスを取得することでインターネット上からサービスを利用するというものです。

クラウド化によってパッケージを購入する必要がなくなり、インターネット環境があればアプリを利用することができるようになるため、大きなコストカットを実現できるようになったのです。これもまた技術の進歩によるインターネットの普及と高速化がもたらした恩恵と言えるでしょう。

教育機関でも利用されるグループウェア

東北大学では実際にグループウェアの導入が実施されており、教職員や学生はこのネットワークに参加することで学内施設の利用予約や学生への連絡、カレンダー機能などの活用によって、大学運営の円滑化に取り組んでいます。

画像出典:http://www.bureau.tohoku.ac.jp/portal/groupware.html

グループウェアの機能について

グループウェアの機能については以下の7つが挙げられます。

メール

電子メールは日常的に使う機能ではありますが、社内業務用のメールを他の社員と同じシステム内で利用することで、メール確認を容易にしてくれます。内容を確認するだけでなく、通常のメールシステムと同様送受信を行うことができ、お互いにメールが読まれているかどうかを確認が可能なものもあります。

BBS

専用のBBS、いわゆる電子掲示板機能もグループウェア内で利用できます。個別に送る必要がない広範な連絡事項や質問事項は、メールではなくここに書き込んでおくことで社員全体に共有することも可能です。

ライブラリ・ドキュメント共有

情報ファイルや仕様書、動画や画像を登録して、グループ内で共有する機能です。テキストによる情報伝達だけでなく、PDF書類などをすぐに送りたい場合には便利な機能です。

スケジュール共有

ビジネスにおけるコミュニケーションにおいてはスケジューリングも時間を要する大切な作業です。お互いにカレンダーを突き合わせて日程を調整するのではなく、あらかじめ同一のプラットフォーム上で共有されたカレンダーを活用し、書き込み式でスケジュール調整を行うことで、日程調整のミスを防ぐことができます。

また、自分のスケジュルだけでなくメンバー内の日程がどうなっているかを閲覧することもできるので、効率よく人員を配置できる効率化にもつながります。

ワークフローシステム

ワークフローシステム、いわゆる電子決裁機能もグループウェアの特徴です。システムの中で企画書や報告書を作成し、承認手続きを行うというこの機能は、いわゆるペーパーレス化を促すきっかけにもなるでしょう。

ワークフローシステムの構築をペーパーレスのために行うのはコスト面に心配を覚える人もいるかもしれませんが、グループウェアの導入によって解決される問題の一つとなればペーパーレスのハードルは下がるのではないでしょうか。

設備予約

社内の会議室の予約や、設備貸し出しもグループウェアを通じて行うことができます。従来では別個のシステムや紙の申請書を用いて処理していた場合は、大きな作業効率化につながるでしょう。

ファイル共有

リアルタイムでテキストや書類、メディアを共有するだけでなく、クラウドストレージ機能もグループウェアのシステム内で活用することができます。

最近では単体のクラウドストレージを業務内に導入する動きも進んでいますが、グループウェア内でファイル共有ストレージを使うことができればその他の業務との連動も容易になるでしょう。

グループウェアと共同作業のレベルについて

グループウェアはさらに共同作業のレベルに応じて、3つのカテゴリに分けることができます。

電子コミュニケーションツール

電子コミュニケーションツールはその名の通り、グループウェアシステム内でコミュニケーションを行うための機能のことを指します。

メールやWebサイト機能はここに含まれますし、ボイスメールなど情報の共有を促進するツールはここに分類されます。

電子会議ツール

電子会議ツールはコミニケーションツール以上にリアルタイム性の高い、インタラクティブな方法で情報共有を促します。

例えばチャット機能です。SNSのメッセンジャー機能なども含め、メール以上にレスポンスの速さが問われ、テキストであってもまるで顔を合わせて話しているようなコミュニケーションが実現できる点が、メールとチャットを区別してここに分類されている理由です。

もちろん、ビデオ通話機能もここに含まれますし、共有ホワイトボード機能を用いたデータ会議、あるいはアプリケーション共有による共有ドキュメント活用も電子会議ツールに含まれます。

共同管理ツール

共同管理ツールはグループ内のアクティビティを円滑にする機能を指しています。例えば共有カレンダーはメンバー間のスケジュールを一目で確認でき、リマインド機能を設定することで登録しているメンバーの業務を相互に円滑にさせていくことができます。

あるいはプロジェクトを直接管理するようなシステムも共同管理ツールの一環です。進捗状況を適宜確認し、プロジェクト達成時には通知されるなどの機能を持っています。

グループウェア導入のメリット

導入を考えている企業が抱えている問題にもよりますが、グループウェアの導入によって期待できるメリットはいくつも存在します。

情報共有の円滑化

グループウェアの導入において一番大きいのはこのメリットでしょう。報告・連絡・相談が標準化されたシステムによって行われるので扱いも容易で、素早いレスポンスも期待できるため利用率の向上、ひいては綿密なコミュニケーションの実現につながります。

社内のペーパーレス化

上でも少し触れましたが、グループウェアによって社内間のやり取りは全てデジタルで行えるようになるため、紙の消費を最小限度に抑えることができます。これはCSRとしても有効ですし、プリンターのリース費用や紙代の削減といったコスト面での効果も期待できます。

業務効率化

ビデオ通話によって遠隔での会議も可能になりますし、ワークフローシステムによって申請書の承認作業も簡略化することができます。今まで無駄に時間がかかっていたこれらの作業にかかる時間は大きく削減されることでしょう。

セキュリティ強化

グループウェアはローカルネットワークを活用したシステム上でやりとりが行われるため、外部に情報が漏れてしまうリスクを小さくすることができます。また、個人用のメーリングシステムを利用することでケアレスミスによって内部情報が流出するような事態もなくなるため、安心して業務に取り組むことができるようになります。

シェア率の高い人気のグループウェア

グループウェアは現在多くのプロバイダーからサービスが提供されており、自社の既存システムや問題解決のニーズに合わせて各社から選ばれています。

ここでは人気のグループウェアをいくつかご紹介します。

  • G suite
  • サイボウズOffice10
  • Microsoft Office 365

G suite

Googleの提供するG suiteは、日常的に個人で利用するGoogleドキュメントやドライブ、カレンダーをビジネス向けに再構築したサービスです。

画像出典:https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/features/

日頃からGoogleのサービスを利用しており、会社のシステムとして標準化したいという場合にはうってつけのサービスと言えるでしょう。基本的な操作もGoogleがこれまで提供してきたサービスと差がなく、導入後の混乱も小さく済むでしょう

サイボウズOffice10

グループウェアの国内シェアNo.1を誇るのがこちらのサービスです。チャット機能は付属しないもののそれ以外のグループウェアに求められる機能はほぼ全て備えているという汎用性の高さが魅力となっています。

画像出典:https://products.cybozu.co.jp/office/

チャットサービスはSNSなどで代用すれば良いという人はこちらのサービスがオススメです。また、中・大企業向けのグループウェアとして「サイボウズGaroon」というサービスも展開しているため、場合に応じて使い分けましょう。

Microsoft Office 365

Windowsでお馴染みのマイクロソフトが提供するグループウェアですが、WordやPowerpointなどのビジネスツールで圧倒的シェアを獲得している分、グループウェアの機能も豊富で導入も容易です。

画像出典:https://www.office.com/?omkt=ja-jp

こちらもGoogle同様、Windowsユーザーにとっては馴染みのあるインターフェイスで導入後のトラブルも少なく済ませられる効果が期待できます。

無料で使える人気のフリーグループウェア

グループウェアは基本的に有料サービスで、期間限定のお試し期間以外は月額料金がかかるものがほとんどですが、無料で使えるグループウェアも存在します。

zoho connect

こちらは世界中で愛用される人気のグループウェアでありながら、無制限・無料で扱うことができます。

画像出典:https://www.zoho.com/jp/connect/

利用できるサービスはメールやスケジュール管理など基本的な能力に限られますが、連携できるアプリが豊富なのでそちらと組み合わせながらの活用が推奨されます。

GRIDY

GRIDYは完全無料でありながら、導入も手軽でセキュリティ対策も充実しているありがたいサービスです。

画像出典:https://ksj.co.jp/knowledgesuite/free/index.html

機能も充実しており、社内だけでなく、社外のコミュニティともセキュア接続で情報共有が可能なネットワーク性も魅力です。

R-GROUP

R-GROUPも完全無料で扱えるだけでなく、機能性に優れるグループウェアの一つです。20ヶ国語に対応するため多国籍な企業でも心配はなく、スマホ・タブレットにも対応するのでいつでもどこでもサービスを利用することができます。

画像出典:https://jp.r-group.com/

OSSカレンダー

グループウェアにはオープンソースのものも存在します。OSSカレンダーは企業向けに開発されたオープンソースの共有カレンダーで、日本企業での運用を想定して使い勝手が設計されています。

画像出典:https://www.ossnews.jp/oss_info/oss-calendar

まとめ

インターネットやモバイル端末の進化、普及拡大により、社内の情報共有についてもツールが変化してきました。
どのようなツールが最適か、まずは社内でどのような情報がやり取りされているかを確認し、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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