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名刺管理アプリを活用!顧客情報管理の重要性と名刺の管理方法

ビジネス成功のためのカギを握っているのは、実は顧客情報管理だといっても言い過ぎではないでしょう。
その中でも、名刺に関する顧客管理をスムーズに行うために、今、名刺管理アプリが注目されています。

当記事では、

の順に名刺管理について紹介、解説していきます。

名刺管理アプリを活用して、顧客情報をこれからのビジネスに活かしていきたい方必見です。

顧客管理の重要性

顧客情報の管理は、ビジネスシーンで成功する上で、とても重要です。

その中でも名刺の顧客情報を管理する事は、新規顧客の開拓や、人脈の活用などの営業面で役立つ他、個人情報の保護にもつながります。

また、名刺管理ツールによって顧客情報をデータベース化し、プロジェクト全体で共有すれば、営業スタッフが個人別に名刺管理を行うより、効率的に顧客情報を活用出来るでしょう。

社内情報共有で顧客情報を営業に役立てる

社内で名刺情報を共有する事で、今までわかりにくかった社内の人脈を明確化出来ます。

例えば、これからコンタクトを取りたい企業、営業をかけたい企業の担当者とすでに面識のある他の社員がいた場合は、人脈を有効に活用出来る可能性もあり、最短のルートでアプローチ出来るかもしれません。社内すべての人脈をビジネスに活かす事が可能になります。

また、営業先がバッティングしている場合などは、一本化し効率化をはかる事で、チームとして戦略を立てやすくなるでしょう。

もし担当者の移動、転職などがあった場合でも、チームで管理していれば、引継ぎがスムーズにでき、引継ぎモレが生じにくく、営業機会の損失も防げます。そして、名刺管理アプリで顧客との履歴や、嗜好なども一緒に管理する事ができていれば、ノウハウを含んだスムーズな引き継ぎも可能です。

タイミングを逃さないマーケティング戦略へ

名刺情報が管理、共有されると、より効果的なマーケティングが可能になります。

見込み顧客の育成を目的としたマーケティング手法の場合、名刺管理ツールを活用する事によって、顧客情報をもとにメール配信などもスムーズになり、より効果的に行うことが可能です。

今まで成約に至らなかった場合でも、別の製品、サービスに興味を示してもらえ可能性もあり、タイミングが合えば再検討してもらえるチャンスもあるでしょう。

また、セミナーや、展示会などで取得した名刺情報は、興味が高まっているうちにフォローするのが効果的です。名刺管理アプリを活用すれば、素早くその日のうちにお礼メールなどでフォローを行う事も可能になり、効果的に見込み顧客の育成に繋げることが出来ます。

名刺管理アプリとは

名刺管理アプリとは、名刺(紙データ)をデジタルデータ化し、管理・共有・活用するためのツールです。

今まで手動で行っていた名刺データの整理や保管をコンピューターで行う事で、これらのデータを有効活用し、効率的に営業活動を行うことができます。

営業活動を行う上で、名刺交換は必須要素であり、商談や、契約へつながる第一歩です。しかし、今までの手動管理ではチャンスが埋もれてしまっていた事も多く、充分に活用出来ていなかった事ものではないでしょうか。

これを助けてくれるのが、名刺管理アプリなのです。

名刺管理の方法

名刺管理アプリは、名刺(紙データ)をデジタルデータ化することによって、名刺情報データベースを作成し、共有・活用できるようにする仕組みです。

名刺の管理方法には種類があります。それぞれの特徴を見ていきましょう。

アナログで整理

今まで行われていたようなアナログ方式の名刺管理は、自由に直観的に管理できるメリットはありますが、デジタルより検索や整理に時間がかかる場合が多いでしょう。

名刺ファイルを使った管理は、シンプルなので枚数が少ない場合は、簡単でわかりやすい手法です。

ただ、枚数が増えると並べ替えに時間がかかったり、入れ間違えなどが発生する場合があります。名刺交換の機会が多い場合は、順番に入れていくだけか、五十音順に整理、会社別に分けるのもいいでしょう。

また枚数が多い場合は、ファイルタイプに比べて出し入れしやすい名刺ボックスがいいかもしれません。一覧性になっていないので複数枚を並べて見るのには少し不便ですが、五十音順の仕切りがあるタイプも多く整理しやすいでしょう。

デジタルで整理

現在の主流は、デジタル方式です。名刺管理サービスも増えていて、整理、検索が簡単、物理的にかさばらないことが特長です。

サービス側で仕様が決められているので、アナログほど自由にカスタマイズできませんが、使い勝手の良いサービスを使用すれば気にならないでしょう。

これから名刺管理を始めるなら、デジタル、特にスマホアプリを活用するのがおすすめです。慣れれば効率よく名刺情報が管理できるでしょう。

スキャナーで読み込み

複合機のスキャン機能や、フラットベッドスキャナーなどを使い、名刺をデジタルデータ化して名刺管理す方法です。

スマートフォンで撮影

スマートフォンで撮影した名刺画像をクラウド経由のOCR機能でデジタルデータ化する方法です。

OCRとはOptical Character Recognitionの略で、OCR機能とは光学文字認識機能、つまり、活字のイメージデータを文字として認識し、テキストデータに変換する機能の事です。

PDFや、画像データなど、文字が画像化されたファイルをOCR処理する事で、画像化された文字をテキスト化して再利用する事が可能になります。

最近の名刺管理アプリでは、この方法が主流になっています。さらにOCRを経由した名刺データを人間がチェックして修正を行うサービスもあり、スキャナー読み込みも対応している事がほとんどです。

スキャナーやスマートフォンで読み込んだデータで構築されたデータベースは、クラウド環境で一元化されます。全国に拠点がある企業でも全社的な情報活用が可能です。

もちろん、目的に応じて並べ替え、グループ化されるので、名刺が何千枚あったとしても、キーワードを入力すれば、検索は一瞬で出来ます。

名刺管理アプリを使って個人情報のセキュリティ強化

名刺には個人情報が詰まっています。名刺情報をデータベース化し、5,000人以上となると個人情報保護法の対象になるのです。対象となる個人情報取扱事業者は、主務大臣への報告を行う義務があります。

そのため、名刺情報の管理には充分に注意を払う必要があります。セキュリティ面で安全性が確保されていないアプリを使うことは、避けるべきです。

特に名刺管理情報が多い企業では、個人情報の保護の重要性を考えると、クラウド環境でセキュリティ対策がしっかりと施されている法人向け名刺管理ツールがおすすめでしょう。

名刺管理アプリのデータ管理がオフライン端末保存なのか、クラウドサービスに保存されるのかという点も注意が必要です。

データを端末に保存するタイプなら、オフラインでどこでもデータ確認ができ、データ漏洩の心配も少なくセキュリティー強化に繫がります。ただ、端末の保存容量を圧迫するデメリットもあります。

クラウドサービスに保存できるアプリなら、オフラインでのデータ検索はできませんが、外部サーバーにデータを保存するので、端末容量を圧迫しません。また、社内で情報共有できるメリットがあります。

ただし、セキュリティ面で信頼できるアプリを選ばなければ、名刺データの外部漏洩のリスクは高くなります。その為、データをクラウドで保存するアプリや、人力による名刺登録をするアプリの場合を利用する場合には、その情報がどのように管理されるかをしっかりと確認する必要があるでしょう。

おすすめ名刺管理アプリ4選

ここでは、数ある名刺管理アプリの中でも、特に人気が高く使い勝手の良いアプリ、注目度が高いアプリを紹介していきます。

名刺管理アプリの事を詳しく知りたい方、名刺管理の見直を検討している方はぜひお読みください。

Eight(エイト)【人気のクラウド保存タイプ名刺管理アプリ】

100万人が利用する名刺管理アプリ最大手のEight。個人向け無料のクラウドデータ保存タイプのSNS型の名刺アプリサービスです。スマートフォンで撮影するだけで、名刺情報をオペレーターがデータ化、グルーピングして共有でき、ビジネスネットワークを構築することが出来ます。

Eightを通じて繫がった相手に人事異動や転職した場合など、相手が情報をアップする事で自動的に情報が更新され、常に最新の状態が保たれる上、気軽なメッセージのやり取りも可能です。

プライバシーマークを取得しているSanSanがデータ管理を行っているので、データ管理の信頼度が高い事も特徴です。プレミアム版有料プランを活用すれば、データをダウンロードして管理できる、データ登録完了までのスピードが早いなど、様々な特典があります。

どのアプリを選ぶか迷っているようなら、クラウドタイプの名刺管理アプリは無料版でも高機能Eightを選べば間違いでしょう。

また、法人向けには、Eightの法人版『Sansan』があります。社員の個々の名刺を一元管理出来るのがメリットです。営業活動に、人脈を活かしやすくなるでしょう。

◆Eight公式サイト:https://8card.net/
◆Sansan公式サイト:https://jp.sansan.com/

https://jp.sansan.com/

Evernote(エバーノート)【何でも管理できる万能ノート】

Evernoteは無料の何でも管理できる万能ノートとして知られてるアプリです。このEvernoteの有料版を選ぶことで名刺管理を行うことが出来ます。

すでにEvernoteを活用されている方であれば、名刺管理専用のアプリを導入せず、名刺管理することが出来るのでおすすめです。Evernote内のカメラで名刺を読み取れるので、別途スキャナアプリを用意する必要もありません。スキャンの性能は良く、名刺の細かい文字もしっかり読み取ってくれます。

ただ、ノートに名刺情報を貼り付けるイメージになるので、他の名刺管理専用アプリの様に並べ替えやグループ化といった整理機能がありません。名刺の枚数が多い場合には、不向きかもしれません。

Evernote(エバーノート)公式サイト:https://evernote.com/intl/jp

https://evernote.com/intl/jp 

スマート名刺管理 【Windows版ソフトで簡単管理】

PC版の『スマート名刺管理』を購入すると、スマホ版名刺管理アプリが利用できます。

個人で使う場合も、PC版ソフトが必要で、2万円近くします。ただ、カーナビアプリの『NaviCon』と連携することが出来、名刺情報として登録した住所を手軽に設定、ナビして貰えるのが大きな特長です。車での外回り営業が多い方で訪問先を探して迷う事が多い方には特におすすめです。

スマート名刺管理公式サイト:https://www.justsystems.com/jp/products/smartmeishi/

https://www.justsystems.com/jp/products/smartmeishi/

 

myBridge 【LINEの名刺管理アプリ】

myBridgeは、LINEの無料名刺管理アプリです。名刺をスマートフォンのカメラで撮影するだけで名刺情報がデータ化され管理できます。1日に登録できる枚数や項目の上限はありません。

登録した名刺情報は、LINEのトークなどで共有する事が可能です。さらに、Googleやスマートフォンの連絡帳に保存可能、Excelファイルにしてダウンロードする事もできます。

また、myBridgeで名刺を登録していると、スマートフォンに連絡先を登録していない相手から着信があった場合、名刺情報が表示されます。

まだ、2018年に新しくリリースされたばかりですが、基本機能は抑えているのに無料で使えるのでこれからユーザー数も伸びてくるのではないでしょうか。

myBridge公式サイト:https://jp.mybridge.com/home

https://jp.mybridge.com/home

名刺管理アプリで顧客管理をスムーズに

人と人とのつながりは、どんな業種であってもとても重要でしょう。そして、ビジネスの現場では名刺交換というコミュニケーション方法が一般的です。そこで得た名刺情報は、とても貴重な営業資産となります。

今回紹介した名刺管理アプリなどを使用する事で、顧客管理が劇的にストレスなくスムーズなるはずです。この機に、ニーズに合った名刺管理アプリの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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