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社内SNSの必要性とは!おすすめ社内SNS10選

「社内SNSってあったほうがいいのかな…使うなら、どのアプリがいいんだろう…」

と思っている方。

社内SNSとは、ビジネスの目的で社内のメンバーだけが使えるソーシャルネットワークのようなものです。これを使うことで、リモートワークなどの新しい働き方にも対応できるようになり、ビジネスの柔軟性やスピードがアップします。

とはいえ、本当に必要なのか、どのアプリを使うべきなのかはわかりにくいですよね。

そこでこの記事では、

  • そもそも、社内SNSとは
  • 社内SNSが広まった背景
  • 社内SNSのメリットやデメリット
  • おすすめの社内SNS10選
  • 社内SNSの導入に失敗しないためには

の順に、社内SNSについて紹介します。

社内SNS、というと難しく感じるかもしれませんが、要はLINEやFacebookの社内版で、使い方はカンタンです。

まずは、この記事で社内SNSについて概要をおさえましょう!

そもそも、社内SNSとは

社内SNSとは主にビジネス用に使う、社内メンバーだけ閲覧可能なSNSです。
プライベートを公開するFacebookやTwitter、Instagramとは異なり、仕事を効率よく、効果的に進めるために活用するSNSになります。

よりビジネスに特化したLINEのようなアプリ、と考えてもよいかもしれません。

社内SNSが広まった背景

ここからは社内SNSが広まった背景を

  • コミュニケーションの変化
  • 働き方の変化

という2つの変化に注目しながら、ご説明します。

社内SNSの利用にはまだ否定的な方々も多いですが、時代の変化と共に徐々に利用する企業も増えてきました。特に社歴が短い企業では社内SNS導入はほぼ必須タスクとなっています。

コミュニケーションの変化

SNSの普及によって人々のコミュニケーションは大きく変化し、SNS上でのインスタントメッセージによるコミュニケーションシェアが増えています。
根底となるコミュニケーションの取り方の変化により、ビジネスでもSNSを活用したコミュニケーションが受け入れられるようになりました。

直接対話が当たり前だったコミュニケーションに電話、メールが加わり、そして今はSNS上のインスタントメッセージが加わりました。
世の中のコミュニケーションが変化することでビジネス上のコミュニケーションも一緒に変化していくのです。

働き方の変化

コミュニケーションの変化に加えて、働き方の変化も社内SNS導入を後押ししたといえるでしょう。
今はIT技術や働き方改革によって、在宅勤務やリモートワークが可能になりました。

たとえば営業職の場合、昔は営業後に必ず帰社し報告業務などを行わなくてはならない、という企業もありました。しかし、現在では非効率な残業を避けるためにも、外出先から帰社する必要のない企業も増えています。

働き方が大きく変わり、社員同士が顔を合せない日も増えましたが、依然としてコミュニケーションの重要性は薄れることがありません。
そのような状況もあってか、在宅勤務者や外出の多い社員ともコミュニケーションが取れる社内SNSが普及しています。

社内SNS導入のメリット3つ

このようにコミュニケーションや働き方の変化で社内SNSの導入は加速しました。しかし導入の理由はそれだけではありません。

ここからは社内SNSを導入するメリットを、

  1. スムーズに情報共有ができる
  2. スケジュール管理が可能
  3. コミュニケーションが活発になる

の順に紹介します。

社内で顔を合わせるメンバーだけであっても、社内SNSを導入する意義は大いにあります。社内SNSによって、仕事は大きく効率化しますよ。

1. スムーズに情報共有ができる

社内SNSの導入によって、スムーズな情報共有が実現できます。
部署間やチーム間で情報を共有したい場合は、たいてい会議の実施や共有サーバーに置かれたファイルを各人が閲覧する、対象者にメールで一斉送信するなどで情報共有を行っていたかと思います。

しかし、会議をするにはスケジュール調整が必要ですし、共有サーバーに置かれたファイルを見るためにはネットワークのセキュリティ対策として、外部のインターネット環境からは閲覧できないように設定されていることがほとんどです。
メールで一斉送信するにしても、他のメールに埋もれてしまう場合があるので、気づかないメンバーも出てきそうです。

社内SNSの場合はスケジュール調整も不要ですし、インターネットが繋がれば外部から閲覧ができます。
限定的な情報のみ閲覧できるので、メールのように他の情報に埋もれることもありません。

2. スケジュール管理が可能

たいていの社内SNSにはスケジュール管理機能が付いているので、メンバーのスケジュール管理が可能です。
今、どこで・だれが・何をしているのかが「見える化」でき、互いに引き締まった気持ちで業務を進めることができます。チームメンバーの行動がリアルタイムで共有できるようになるのです。

3. コミュニケーションが活発になる

社内SNSを導入すると、社内のコミュニケーションが1つにまとまります。

例えば、

  • 部署の中でやりとりしたい
  • 他の部署とやりとりしたい
  • 全社に発信したい

と、コミュニケーションを取る対象が変わっても、同じツール上でやり取りすることが可能です。

そのため、コミュニケーションが活発になり、かつコミュニケーションにかかるストレスは減ります。社内SNSであればどんなデバイスでも利用できるので、スピーディなコミュニケーションが実現するのも大きなメリットです。

社内SNSのデメリット2つ

ここからは、社内SNSのデメリットを

  1. いつでも、どこでも連絡を取らなければならなくなりがち
  2. 社内の教育コストがかかる

の順に2つ紹介します。

1. いつでも、どこでも連絡を取らなければならなくなりがち

社内SNSの環境が整うと、いつでも、どこでも連絡を取ることができます。しかしながら、「いつでも、どこでも連絡を取らなければならなくなりやすい」状況にもなりがちなのです。

社内SNSによってコミュニケーションがスムーズになるはずが、ストレスを生む原因になってしまった…ということにならないように、勤務している時間しか社内SNSを使わないなど、時間や場所の制限を設ける必要があります。

2. 社内の教育コストがかかる

確かに社内SNSは便利ですが、人によっては使いこなすために時間がかかることもあります。

そのため、社内SNSを導入したてのころは、社内の教育コストが意外とかかる可能性が高いでしょう。

すぐに全員が使いこなせるわけではなく、初めは適切なサポートや教育が必要だと頭に入れておく必要があります。

おすすめの社内SNSサービス10選

では実際にどのような社内SNSサービスを企業は使っているのでしょうか。ここからは、おすすめの社内SNSを

  1. SLACK
  2. CHATWORK
  3. サイボウズLive
  4. iQube
  5. GRIDY
  6. Aipo
  7. Google Apps for Work
  8. Microsoft Office 365
  9. kintone
  10. サイボウズGaroon

の順に紹介いたします。

1. SLACK

アメリカ初の社内SNS「SLACK」は有名なIT企業が多く導入しています。日本経済新聞社などの歴史ある企業から、今をときめくIT企業のディー・エヌ・エーやクックパッドまでSLACKを利用しています。
SLACKの大きな特徴は見やすいUI。社内SNSの投稿内容は一般的なSNSのそれより、画像より文字が圧倒的に多く、文字数も多い傾向があるため「見やすさ」はとても重要なポイントです。
さらにSLACK上でやり取りする全てのメッセージはテーマ別に管理され、また独自の検索機能により簡単に情報を検索・確認することができます。SLACKは機械学習をするので、使えば使うほどユーザーが求めているだろう情報を的確に素早く検索してくれるようになります。

公式サイト https://slack.com/intl/ja-jp

2. CHATWORK

国産のCHATWORKもサイバーエージェントや船井総研など名だたる国内有名企業で導入実績があります。
チャット機能に強みを持ちますが、それ以外にもタスク管理やファイル共有、ビデオ電話などの機能も利用できます。
最近では企業の電話代行サービスを発表したことでも話題になりましたが、このサービスでは代行した電話内容がすべてチャットに残る仕組みとなっているので、利用者は後程電話内容をチャットで確認することができます。

公式サイト https://go.chatwork.com/ja/

3. サイボウズLive

2019年3月に無料サービス終了が発表されたサイボウズLiveですが、無料の割には大変使いやすい社内SNSです。TODOリストやイベント作成機能、掲示板などの機能があり、手軽に使うには十分すぎる内容になっています。

公式サイト https://live.cybozu.co.jp/

4. iQube

iQubeはスケジュールの管理やレポート機能に強い社内SNSです。

社内SNSの心配というと情報の安全性ですが、アクセスにIP制限をかけることができるので、その点も問題ありません。

10人までなら無料なので、少人数のプロジェクトなどで活用できそうです。

http://www.iqube.net

5. GRIDY

GRIDYは、データ共有に最適な社内SNSです。というのも、容量制限がなく、動画などサイズの大きなデータも共有できます。

モバイル利用は有料なので、リモートワークや営業先からの連絡が多い業務には向かないかもしれません。

https://knowledgesuite.jp/free/index.html

6. Aipo

Aipoはオープンソースの社内SNSで、自社で独自のカスタマイズもできます。

導入実績は10,000社以上あるためノウハウも豊富で、安心して使うことが可能です。

https://aipo.com/

7. Google Apps for Work

Google Apps for Workは、Web会議に強いのが特徴で、遠隔地での会議にも向いている社内SNSです。

Google Drive上でドキュメントやスプレッドシートの編集もできるので、ビジネスツールとしての総合力もあります。

https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/

8. Microsoft Office 365

Microsoft Office 365では、社内SNS上でOfficeドキュメントを作成や編集ができます。

ふだんからWindowsOSで仕事をしている方には、導入しやすい社内SNSかもしれません。

https://products.office.com/ja-jp/business/office

9. kintone

kintoneは、独自の社内SNSシステムを、自社でのカスタマイズなしで実現できるアプリケーションです。

独自にツールを作成して共有することもできるので、生産性アップに広く対応できる社内SNSと言えます。

https://kintone.cybozu.com/jp/

10. サイボウズGaroon

サイボウズGaroonは、

  • さまざまな業務フローに対応できる柔軟性
  • 機能を自由にカスタマイズできる拡張性

が特長で、業務フローが多様な大企業でも導入できます。

リモートワークで使用するのもカンタンで、これからの働き方を取り入れたい企業様にもおすすめです。

https://garoon.cybozu.co.jp/

社内SNSの導入に失敗しないために意識すべきこと

紹介してきたように大変便利な社内SNSですが、残念ながら思うように活用できず途中で利用を辞めてしまう企業も多くあると聞きます。継続的にうまく活用していくには少し意識すべき点があります。

できるだけ全員が発信できるルールや環境を整える

特定の人物だけが発信してしまうと、他のユーザーは自動的に受け身姿勢になってしまいます。そのためグループ内である程度ルールを決めて全員が発信できるような環境を作る必要があります。
SNSでは発信数が多いユーザーほど立場が強くなるため、バランスのとれた発信が大事です。
気軽に投稿できるからこそ、やりすぎない意識を持ちましょう。

プライベートな投稿は避ける

ついつい話の流れでプライベートな投稿をしたくなることがありますが、それは避けましょう。
メンバーの社内SNS離れを招いてしまう理由にもなりますので、仕事用とプライベートには明確な線引きをして、社内SNSはあくまで仕事用のSNSと定義してプライベートな発信はしてはいけません。

大人数の部署への導入は控える

社内SNSは残念ながら大人数の部署にはあまり向きません。
100名単位のような部署では誰が閲覧しているかも把握できませんし、情報の共有ができているかも甚だ疑問です。
多くても数十名規模のプロジェクトまでの利用にとどめると効果的に活用できます。

社内SNSの未来は無限大

現在はチャットやファイル送信、タスク管理などの機能で主に業務を進めるうえでの機能に留まっていますが、今後はシステムが拡張すれば基幹システムに取って代わる存在になるかもしれません。
例えば勤怠管理や売上集計が社内SNSで実現できるようになれば、もはや基幹システムの存在は不要になります。

すべての業務が社内SNSに統一されれば社員の負担は大幅に減り、さらなる業務の効率化が見込まれます。
またはCHATWORKのように他サービスを展開することも考えられます。コミュニケーションは仕事のベースになりますので、そこをしっかりと把握することができれば様々なサービスが展開できます。今後は社内SNSサービスがどのような方向性でビジネスを展開していくかに着目するのも面白いかもしれません。

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