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SFAでは何ができる?SFAツール紹介とSFAを選ぶポイント

SFAは営業担当の負担を減らすため、また社内情報共有を簡単にするために用いられるツールです。営業の仕事は、新規取引先の開拓・契約、取引先との連絡業務、売掛金回収、売上分析など多岐にわたります。社内業務だけでなく、取引先ともスケジュールを合わせて動く必要があるため、常に仕事に追われている状態です。

そんな営業担当の負担を軽くし、社内での報連相をスムーズにするツールがSFA。
この記事では、

について紹介したいと思います。

SFAツールの基本機能

SFA(Sales Force Automation)は、日本語で営業支援システムといわれています。
企業で働く営業担当の業務管理や業務支援をおこなうために、業務を効率良く進めるツールとして利用されます。まずはその4つの基本的な機能についてチェックしてみましょう。

SFAツールの基本機能1. 案件管理機能

取引先の情報を個別の案件と紐づけすることで、二重営業やさまざまなミスを防ぐことができます。
一般的に、

  • 会社情報
  • 担当者情報
  • 営業情報(契約の内容や見込み収益など)

といった情報を顧客情報として管理できるようになっています。

SFAツールの基本機能2. 進捗管理機能

商談のフローや営業職社員の行動を記録することもできます。案件の進捗状況や営業のパターンを可視化および共有することで、無駄な動きのない仕事が可能になります。

SFAツールの基本機能3. スケジュール・プロセス管理機能

複数の営業社員がバラバラで動いていると、ダブルブッキングを発生させたり連絡ミスによるフォロー漏れが起こってしまったりします。
SFAはTo Doリストによるスケジュール管理、営業プロセスの共有化が可能なので、それぞれのスケジュールと調整しながら動くことができます。To Doリストのアラート機能などを使えば、連絡漏れやケアレスミスも減らせます。

SFAツールの基本機能4. 予実管理・分析機能

SFAを導入することによって、売上目標を可視化させたり、データを売上分析に活用することができます。
目標を設定することで、1ヶ月をどのようなスケジュールで動いていけばいいか、達成までにあとどれくらいの営業が必要なのかといった情報が全体で共有可能になります。
また、データを自動でグラフにまとめる機能もあり、営業の分析にも活用できます。

SFAツールとCRM

SFAツールの基本的な機能について理解したところで、今度は役割を混同しがちなCRMとともにみてみましょう。
SFAとCRMには似ていることもありますが、明確に異なる部分も多くあります。セットで用いることも多く、複合的に活用することで企業の成長が見込めます。

CRMとは

CRM(Customer Relationship Management)は、日本語で「顧客関係管理」あるいは「顧客管理」と呼ばれています。
顧客管理をおこなうことによって顧客の属性や嗜好についてデータを収集し、それに基づいた分析による施策で顧客満足度を高めるという目的のために導入されます。
CRMについてさらに詳しく知りたい方は、「売上アップのために顧客管理が必要な理由」をご参考ください。

SFAツールとCRMの共通点

SFAとCRMの共通点は、

  • データの管理と共有によって業務を効率化できる
  • データをマーケティング戦略へ活かすべく分析ができる

という2点です。
社内の情報を一括管理できるのでデータを効率よく蓄積することができ、かつ集積したデータをさまざまな施策をうみだすマーケティング分析で活用できるという点が共通しています。

SFAツールとCRMの相違点

SFAとCRMの相違点は、

  • CRM:顧客管理や顧客との関係強化に用いる
  • SFA:顧客管理も含めた営業担当の包括的な業務支援のため用いる

といえます。
つまり、CRMは外部の顧客管理をターゲットにしているのに対して、SFAはどちらかというと顧客データを扱う内部の効率化のためのツールということです。

SFAを利用するメリット

SFAツールを利用するメリットは「効率化」にあります。
効率よく業務を進めるためにSFA導入で実現できるのは次の3つの要素によるものです。

SFAのメリットにおける要素1. 可視化

営業活動および進捗状況を可視化、つまり「見える化」することによって、社内の動きを一括でチェックできるのがSFAによる効率化の一要素です。
成功した営業のプロセスをつまびらかにして参考としたり、目標到達地点までどのくらいの距離があるのかによって企業全体の動きを修正するといったことがスムーズにできるようになります。

SFAのメリットにおける要素2. 数値化・図式化

企業が達成すべき目標にどのようにアプローチすべきかを数値化もしくは図式化できるのも、SFAを導入する際のメリットとして大きな要素です。

  • 売上目標
・売上予測
  • 契約までの工数
・営業結果の集積

これらにくわえ、通常業務の営業報告、月次報告の蓄積、分析をおこなって明確な数字として確認できるのがSFAの便利なところです。

SFAのメリットにおける要素3. データ活用

SFAのメリットにおける要素として大きいのが、データ活用です。顧客の基本的な情報から商談の一つ一つにいたるまで、あらゆるデータを一括管理できるSFAはそのデータの活用においても優れた効果を発揮します。
蓄積したデータ同士の紐づけ、グラフ化、分析などをおこなえるため、データをどこかへ移したり、手間をかけて選り分ける必要はなくなります。
営業で得た売上、ノウハウなどのあらゆる数字を集積し、分析データとして活用するというのが、SFAツールの大きな利点です。

ベストなSFAを選ぶポイント

SFAを選ぶ時に重要なポイントは、企業に合ったツールを選ぶことです。
世界一のツールでも、自社に合っていなければ使い勝手が良いといえません。ツールの導入によって営業担当の業務が軽減されるかを重視するとよいでしょう。

使い勝手が悪いSFAを用いることで普段の業務をおこなうより余計に時間がかかるのでは、本末転倒です。
選ぶ際の基準は次のポイントでチェックできます。

SFAを選ぶ時に重要なポイント1. 通常業務の負担をチェックする

普段の業務でどの業務が営業担当に負担となっているのか、普段の業務で困っていることは何かといった点を各営業担当に確認し、必要な機能を見極めることが大切です。
通常業務は、積み重なることで案件やプロジェクトの進捗を妨げるリスクが高まります。いいかえると、通常業務の効率化をはかることで身軽になり、より大きなプロジェクトや突発的な案件に取り組める余力がうみだされます。
ヒアリングによって、無駄になっている部分を洗い出しましょう。

SFAを選ぶ時に重要なポイント2. 導入前と導入後の作業について比較する

導入することで、実際にどれくらいの作業の軽減が見込めるのか、それが大切です。各営業担当ごとに、どのような業務支援があれば業務が改善すると思うかを取りまとめ、導入前の工数、導入後の想定工数を数字としてあらわしてみましょう。
現場の社員が使えなければ意味をなさないツールなので、場合によっては研修をおこなう、ツールの有用性についてアナウンスしていくなどの工程が必要なこともあります。
導入後の効率化については、SFAツール販売企業に相談してどの程度の導入効果があるのか具体的な数値をだしてもらうことも有効です。

代表的なSFAツール

SFAツールにはいくつか種類があります。
主なSFAツールと、その特徴についてかんたんにまとめました。

Sales Force(セールスフォース)

Sales Forceは世界最大のクラウド型CRMプラットフォームとして知られています。
しかし、営業支援や代理店管理、データ集積・分析などに用いられるため、SFAとしての役割も果たします。

Webブラウザで利用でき、場所を選ばずに利用可能。Sales ForceはAIによって見込み客をスコアリングし、受注と失注の違いを提案するなど多彩な機能があります。
MUFG株式会社三菱UFJ銀行やBEAMSで活用されています。

https://www.salesforce.com/jp/products/sales-cloud/overview/

eセールスマネジャー

eセールスマネジャーは使いやすさを追求したCRM/SFAツールです。ネオマーケティング社がおこなった2017年4月の調査※では、使いやすさNo.1に選ばれています。※Webアンケート(CRM/SFAツールを利用している400人を対象に調査)

外出先でもスマートフォンなどからスケジュールの確認や企業と面談前の確認ができ、面談後のTo Doリストの作成も簡単におこなうことができます。面談先で初めて会った取引先の人と名刺交換したあと、スマートフォンで名刺を撮影するだけで顧客情報に登録されるなど便利な機能が豊富にあります。

社内にいなくても、外出先からこれらの作業を確認したり編集することができます。

確認作業
  • 社内SNSのタイムラインに表示
  • スケジュール管理
  • 顧客・人脈情報確認
社内システムへのアクセス
  • ダッシュボード
  • 商談リスト
  • 予算・実績管理
  • Excel管理帳票

https://www.e-sales.jp/

Senses(センシーズ)

Sensesの特徴は、シンプルで直感的な操作です。
プレスリリースなど企業の最新情報の取得を自動的におこなう、過去の案件の経験から最適なアクションを提案したりする、案件ごとに時系列でアクション・コメントが参照できるなど、独自のサービスを提供しています。
マルチデバイスにも対応しています。

Senses(センシーズ)
https://product-senses.mazrica.com/

ネクストSFA

ネクストSFAは、使いやすさを追求したシンプルなインターフェースが特徴のSFAツールです。
クラウド営業支援ツールとしてブラウザで利用できるため、行動や案件の管理、報告書、名刺管理などが出先でもスムーズに実行できます。
また、料金体系もわかりやすいところが特徴です。

ネクストSFAでは以下のツールを用いることができます。

  • 行動管理
  • 案件管理
  • 受注管理
  • データ分析
  • 日報・報告書
  • アプローチ管理
  • メール一括配信
  • マイページ
  • 名刺管理ツール連携

初期費用は0円で、10ユーザーまでは月額利用料5万円、11ユーザーからは一人あたり3000円というシンプルな料金体系です。

SFAツールは業務に定着するまで時間がかかりますが、ネクストSFAはツールが定着するまで専門コンサルタントが相談に対応してくれるのも特長です。

https://next-sfa.jp/

Knowledge Sweet(ナレッジスイート)

Knowledge SweetはNTTエレクトロニクス株式会社、西武商事株式会社などに利用されているSFAツールです。
グループウェア、SFA/CRM、問合せ管理、集計・分析ツール、他システムとのデータ連携アプリケーションなど、業務を円滑に進める上での機能が豊富にあります。

マルチデバイス対応、利用する機能の設定、共有範囲の設定、セキュリティの設定など、企業のニーズに合わせてカスタマイズすることができます。
アカウント数は無制限で利用でき、利用した分だけ支払う従量課金型のため、大企業でも低コストでの運用が可能です。

https://knowledgesuite.jp/

Action Cockpit(アクション・コックピット)

Action Cockpitはコストパフォーマンスの高さを特徴とするツールです。
「見える化」、「情報共有」、「モバイル活用」を3つの柱として営業業務をサポートします。
放置案件をなくし成功事例を共有するほか、管理者がプロセス管理、PDCA管理をおこなうことも可能です。

Action CockpitはBASIC版と案件PREMIUM版があります。

BASICはルート営業を行っている企業に向いており、顧客への訪問管理、商談内容の管理をおこないます。機能は追加してカスタマイズすることができます。料金については、何もカスタマイズしていない場合一人あたり月額2,000円~という低いコストで導入することができます(初期導入費用は一人あたり10,000円)。

PREMIUM版は現場型やプロジェクト型の案件管理に向いています。

すべての機能を利用するユーザーと部分的に使うユーザーに分けて利用することもできます。

https://www.bizlabo.co.jp/

GeAIne(ジーン)

GeAIneは、人工知能を駆使して顧客リストの分析をおこなえるツールです。
また、新たな顧客候補についてもAIが企業の情報に基づいておすすめしてくれます。
営業文章の最適化を自動でおこなえるなど、人工知能ならではの機能が充実しています。

GeAIne
https://www.geaine.jp/#functions

まとめ

SFAツールは、効率化をはかることで営業担当の負担を減らし、企業として大きな成長できる可能性をうみだします。
基本的な機能をどのように活用するかについては、SFAツール販売企業の導入事例などを参考にしながら、各社に合った方法を模索していくことをおすすめします。

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