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ペーパーレス化のメリット・デメリットを徹底解説

「紙の資料が多すぎる…どれがどれだかサッパリわからない…」

と悩んでいるなら、ペーパーレス化を考える必要があります。

ペーパーレス化によって紙の資料が減り、結果として効率のアップ、紙のコスト削減などができますよ。

この記事では、

  • そもそもペーパーレスとは
  • ペーパーレスのメリット・デメリット
  • ペーパーレスを実現するために必要なこと

を紹介します。

ペーパーレスというと大変なイメージがあるかもしれませんが、その概要だけなら理解するのは簡単です。

まずはこの記事で、ペーパーレスについてざっくりと知っていきましょう!

そもそも「ペーパーレス」とは

その名の通り、ペーパーレスは「紙を減らすこと」を意味します。

具体的には、今まで紙に印刷していた資料をデータで共有することなどです。

身近な例で言えば、

  • (きっぷではなく)ICカードを使った電車への乗車
  • 新聞・雑誌・本の電子化
  • バーコードを活用したコンビニ決済

なども、ペーパーレス化の一つですね。

ペーパーレス化の現状

いまペーパーレス化がどれくらい進んでいるかを考えるときに、日本製紙連合会のデータが参考になります。

日本製紙連合会が発表しているデータによれば、

  • 新聞用紙
  • 印刷・情報用紙

といった紙の需要は、ペーパーレス化によって減りつつあります。

それでも、企業で使う印刷・情報用紙の総量は16年のデータで80万トンを超えており、まだまだたくさんの紙が使われていると言えますね。

データとして保管してもよい書類は?

実は、データの形で保存してもよい書類の中でも、法定文書については「e-文書法」によって定められています。

e-文書法が施行された後には、

  • 決算書類
  • 契約書
  • 領収書

などの書類をスキャン、電子データとして保存できるようになりました。

書類をデータ化し、紙を減らすことは政府も推し進めているのです。

ペーパーレスのメリット

企業のペーパーレス化、つまり書類をデータにして減らす利点は、

  1. 印刷のコストを削減する(資料の劣化もない)
  2. 資料を探しやすくなる
  3. いつでもどこでも書類を閲覧・承認できる
  4. セキュリティ対策ができる
  5. オフィスがキレイになり、環境にも優しい

の5つです。

データであれば整理の手間も少なく、日焼けなどで資料が劣化することもありません。

インターネットから、場所・時間を問わずアクセスできるのも長所です。

また、資料にパスワードをかけられるのも、大きなメリットですね。

オフィス自体もスッキリし、仕事の効率もアップするに違いありません。

ペーパーレスのデメリット

当然、ペーパーレスによるデメリットも考える必要があります。

それは、以下の5つです。

  1. 重要な書類はデータ化できない場合がある
  2. 画面の大きさによって見やすさが左右される
  3. メモの自由度が低い
  4. システム、ネットワークなどの影響を受ける
  5. ITに不慣れな人には使いづらい

特にスマートフォン・タブレットで資料を確認するときは、画面のサイズによって見にくくなることがあります。

また、紙であれば気軽にできたメモが、閲覧するソフトによっては難しいことも。

システム・ネットワークからの影響を受けることもあるので、ITに不慣れなかたでも使えるようにしておくことも大切ですね。

ここまでをまとめます

これまでの話をまとめると、ペーパーレスとは「紙を減らすこと」で

  • (きっぷではなく)ICカードを使った電車への乗車
  • 新聞・雑誌・本の電子化

が具体例としてありました。

現状として

  • 新聞用紙
  • 印刷・情報用紙

といった紙の需要は、ペーパーレス化によって減りつつあります。

それでも、企業で使う印刷・情報用紙の総量は16年のデータで80万トンを超えていることも意識しておきたいポイントです。

また、

  • 決算書類
  • 契約書
  • 領収書

などの法定文書におけるペーパーレス化は「e-文書法」によって定められていることも説明しました。

そして、ペーパーレス化のメリットでは

  1. 印刷のコストを削減する(資料の劣化もない)
  2. 資料を探しやすくなる
  3. いつでもどこでも書類を閲覧・承認できる
  4. セキュリティ対策ができる
  5. オフィスがキレイになり、環境にも優しい

という5つの効果を紹介。

またデメリットでは以下の5つを紹介しました。

  1. 重要な書類はデータにできないときがある
  2. 画面の大きさによって見やすさが左右される
  3. メモの自由度が低い
  4. システム、ネットワークなどの影響を受ける
  5. ITに不慣れな人には使いづらい

ペーパーレス化について、概要はつかめたかと思います。

ペーパーレスを実現するには?

ここからは、より具体的にペーパーレス化を実現するための方法を紹介していきますね。

それが以下の3つです。

  1. タブレットを利用する
  2. 最初は紙とデータを併用する
  3. 会社として保存・管理する文書を決める

それぞれ詳しく説明します。

1. タブレットを利用する

いくら書類がデータ化したからといって、その確認のためにいちいちパソコンを開くのは手間ですよね。

とはいえ、スマートフォンほどの画面サイズでは、書類の確認は難しいのも事実。

そこで使いたいのがタブレットです。

  • 手軽に取り出せる
  • 画面サイズも十分
  • インターネットにもアクセスできる

という特徴があり、クラウド上の書類にも簡単にアクセスできます。

2. 最初は紙とデータを併用する

今までは紙だったものが、一気にデータ化すると混乱する場合もあります。

ゆえに、会議でも

  • 紙の資料
  • データの資料

の2つを用意する期間があるとよいでしょう。

仕事の仕方そのものを変えてしまうので、テスト導入などの手順をはさむことが大切です。

状況によっては、セミナー・教育のコストをかけることも考えるべきでしょう。

3. 会社として保存・管理する文書を決める

「どの書類をデータにして、どの書類は紙のままにするか」

を決めることも、ペーパーレス化には非常に大切です。

どれだけペーパーレス化を進めても、紙の書類が完全に無くなることはありません。

ペーパーレスを失敗しないためにも、データの資料はデータとして、紙の資料は紙としての保存を意識することが重要ですね。

ペーパーレス会議システムも考えてみよう

また、ペーパーレス化を進めるためには、「ペーパーレス会議システム」の導入も1つの手段です。

代表的なものには

があります。

どれも基本はiPadなどのタブレットを使うシステムです。

操作性、セキュリティ、価格など、それぞれに特徴があるので、比較しながらの検討をおすすめします。

じっくり取り組んで、ペーパーレスを実現!

ペーパーレス化の目的は、

  • 印刷にかかるコストの削減
  • 会議など、仕事の効率アップ
  • 資料の検索性アップ

にあります。

そのため、いたずらに資料をデータ化するのではなく、紙のほうが便利な資料は紙として利用することも必要です。

ペーパーレス化に失敗しないためにも、じっくりと取り組んでいきましょう!

この記事を書いた人
黒田剛司

大阪市立大学商学部を卒業後、新卒で独立。学生時代に身につけた経営・流通・マーケティングなどの知識を活かし、コマースについて幅広いジャンルで執筆。また、サイト制作やWebメディア運営も請け負っており、IT系の記事作成も可能。無類の動物好き。

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